Declaración de herederos: cuándo se necesita y trámites

La declaración de herederos es el trámite que permite identificar quiénes son los llamados a una herencia cuando una persona fallece sin testamento. En términos jurídicos, lo habitual en España es hablar de declaración de herederos abintestato o de acta de declaración de herederos, normalmente tramitada ante notario.

Conviene aclararlo desde el inicio: no es lo mismo una herencia con testamento que una herencia sin testamento. Si existe testamento válido, habrá que estar a su contenido y, en principio, no se sustituye por un acta de herederos; si no existe, puede ser necesario acudir a la sucesión intestada conforme a los artículos 912 y siguientes del Código Civil.

En una definición breve, apta para entender el trámite de forma rápida: la declaración de herederos determina quiénes son los herederos legales de una persona fallecida sin testamento. No reparte por sí sola los bienes, no equivale a aceptar la herencia y no liquida automáticamente los impuestos; esos pasos, en su caso, vendrán después.

Qué es la declaración de herederos y en qué se diferencia de aceptar la herencia

La declaración de herederos es un instrumento de acreditación: sirve para fijar quiénes tienen la condición de herederos cuando no hay testamento. En la práctica, el notario tramita un acta de notoriedad en la que, a la vista de la documentación y de las pruebas aportadas, declara qué familiares resultan llamados a la sucesión intestada.

Esto debe diferenciarse de otras actuaciones que a menudo se confunden:

• Aceptación o renuncia de herencia: cada heredero decide si acepta la herencia pura y simplemente, a beneficio de inventario o si renuncia, con las consecuencias legales correspondientes.
• Partición o adjudicación de herencia: consiste en repartir concretamente bienes, derechos y deudas entre quienes heredan.
• Liquidación fiscal: habrá que revisar el Impuesto sobre Sucesiones y, en su caso, otras obligaciones tributarias asociadas a los bienes heredados.

Por tanto, el acta de herederos resuelve quiénes son los llamados a heredar, pero no sustituye la posterior documentación necesaria para aceptar, partir o adjudicar la herencia.

Cuándo se necesita una declaración de herederos abintestato

La necesidad de una declaración de herederos abintestato parte de una pregunta previa: ¿existe o no existe testamento válido? Antes de iniciar el trámite, suele ser esencial solicitar el certificado de últimas voluntades, porque ese documento ayuda a comprobar si el fallecido otorgó testamento y ante qué notario.

De forma orientativa, suele plantearse este trámite cuando:

• La persona fallece sin haber otorgado testamento.
• No consta testamento después de revisar el certificado de últimas voluntades.
• Es necesario acreditar ante bancos, registros u otros organismos quiénes son los herederos legales para continuar con los trámites de herencia.

El marco civil general de esta situación está en el artículo 912 del Código Civil y siguientes, que regulan los supuestos en los que procede la sucesión intestada y el orden de llamamientos hereditarios. A partir de ahí, habrá que analizar el parentesco, la existencia de descendientes, ascendientes, cónyuge viudo y otros familiares.

Si existen dudas sobre la validez de un testamento, sobre un posible documento posterior o sobre un conflicto entre interesados, conviene examinar el caso con especial cautela, porque el trámite notarial puede depender de la documentación disponible y de si aparece controversia.

Quién puede promover el acta y qué familiares pueden resultar llamados a la herencia

El acta puede promoverla cualquier persona que tenga interés legítimo en la sucesión, normalmente un posible heredero o alguien que necesite impulsar la regularización documental de la herencia. En la práctica, el notario valorará si concurre ese interés y si la documentación inicial permite iniciar el expediente.

Respecto a quiénes pueden heredar en una sucesión intestada, el Código Civil establece un orden legal de llamamientos que conviene revisar caso por caso. De forma muy resumida, suelen examinarse primero:

• Descendientes, como hijos y, en su caso, nietos por derecho de representación.
• Ascendientes, si no hay descendientes.
• Cónyuge viudo, en los términos que correspondan según el sistema sucesorio aplicable.
• Colaterales, como hermanos, sobrinos y otros parientes dentro del orden legal previsto.
• El Estado, en defecto de parientes con derecho a heredar.

Aunque esta es la regla general del Derecho común, puede haber matices civiles forales o autonómicos en determinados territorios de España. Por eso, si el causante tenía vecindad civil distinta del Derecho común, conviene revisar la normativa sucesoria aplicable antes de dar por sentado el orden de herederos.

Qué documentos suelen pedirse y qué habrá que acreditar

La documentación puede variar según el caso concreto, pero en una herencia sin testamento suele ser necesario reunir una base documental suficiente para acreditar el fallecimiento, la inexistencia de testamento y el parentesco de quienes se presentan como herederos.

Documentos habituales

• Certificado de defunción del causante.
• Certificado de últimas voluntades, para comprobar si existe testamento inscrito.
• En su caso, certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad y documentación complementaria si se precisa aclarar la situación testamentaria.
• Documentos acreditativos del parentesco: certificados de nacimiento, matrimonio, libro de familia u otros documentos registrales.
• Documento de identidad de las personas interesadas.
• Si el notario lo considera necesario, declaraciones testificales u otras pruebas para acreditar extremos familiares o de estado civil.

Qué habrá que probar

• La identidad de la persona fallecida y la fecha del fallecimiento.
• Que no consta testamento válido para ordenar la sucesión.
• Qué personas tienen parentesco con el causante y en qué grado.
• Que no existen otros familiares con mejor derecho, si de la documentación y de las manifestaciones aportadas resulta relevante comprobarlo.

Cómo se tramita ante notario paso a paso

Desde la reforma de la Ley del Notariado, la declaración de herederos abintestato se articula habitualmente mediante acta notarial. Si se desarrolla esta referencia normativa, suele citarse el artículo 55 de la Ley del Notariado, que regula este tipo de actas de notoriedad.

La competencia notarial y territorial deberá comprobarse según las circunstancias del fallecimiento y la conexión del causante con un determinado lugar. Por eso, antes de presentar documentos, conviene confirmar con la notaría si resulta competente para tramitar el expediente.

1. Recopilación inicial de documentos. Se reúnen certificado de defunción, últimas voluntades y pruebas de parentesco.
2. Elección de notaría y apertura del acta. La persona interesada comparece y solicita el inicio del expediente, aportando la información familiar relevante.
3. Valoración de la prueba. El notario examina la documentación y puede requerir testigos u otros documentos si considera que faltan elementos de acreditación.
4. Comprobaciones y, en su caso, diligencias adicionales. Dependiendo del caso, puede ser necesario completar certificados o aclarar circunstancias personales del causante o de los familiares.
5. Cierre del acta y declaración de herederos. Si el expediente queda suficientemente acreditado, el notario emite el acta declarando quiénes son los herederos abintestato.

A partir de ese momento, lo habitual es continuar con la aceptación de herencia, la partición de herencia y la eventual adjudicación de herencia, además de revisar la situación fiscal y registral de los bienes.

Plazos, costes orientativos e impuestos que conviene tener en cuenta

En este punto es importante distinguir entre el tiempo práctico del trámite y los plazos fiscales. No siempre coinciden, y retrasarse en uno puede complicar el otro.

Tiempo práctico del expediente

El tiempo necesario para obtener la declaración de herederos dependerá de la rapidez con la que se consigan los certificados, de si el parentesco está claro y de si aparecen incidencias documentales. Cuando la documentación es completa, el expediente puede avanzar de forma relativamente ágil; si faltan certificados, hay familiares difíciles de localizar o existen dudas sobre la sucesión, el proceso puede alargarse.

Costes orientativos

Los costes no son idénticos en todos los casos. Pueden influir los aranceles notariales, el número de documentos, las copias autorizadas o simples que se soliciten y las diligencias adicionales que haya que practicar. Por eso, más que dar una cifra cerrada, suele ser prudente pedir presupuesto o una orientación previa a la notaría según la complejidad del expediente.

Impuestos que conviene revisar cuanto antes

La declaración de herederos no sustituye la liquidación de los impuestos de herencia. En España, el principal tributo a revisar es el Impuesto sobre Sucesiones, cuyo plazo general suele computarse desde la fecha del fallecimiento, aunque pueden existir opciones de prórroga o particularidades que conviene confirmar a tiempo.

Además, si en la herencia hay inmuebles urbanos, puede haber que analizar la plusvalía municipal. La carga fiscal total dependerá de la comunidad autónoma competente, del valor de los bienes, del grado de parentesco y de las bonificaciones aplicables, por lo que no conviene generalizar reglas fiscales autonómicas como si fueran iguales en toda España.

Errores frecuentes y qué conviene revisar antes de iniciar el trámite

• Empezar sin comprobar si existe testamento. Antes de hablar de sucesión intestada, conviene solicitar el certificado de últimas voluntades.
• Confundir declaración de herederos con reparto de la herencia. El acta identifica herederos, pero no adjudica por sí sola cuentas, inmuebles o vehículos.
• Ignorar los plazos fiscales. Aunque se tarde en reunir documentación, el calendario del Impuesto sobre Sucesiones puede seguir corriendo.
• Aportar pruebas incompletas del parentesco. Un certificado que falta o una discordancia registral puede retrasar el expediente.
• No revisar la posible existencia de normativa civil especial. En algunos territorios, la vecindad civil del causante puede influir en la sucesión.
• Dar por hecho que no habrá conflicto. Si existe controversia entre familiares o dudas sobre quién tiene mejor derecho, puede ser necesario estudiar otras vías o reforzar la prueba documental.

Antes de iniciar el trámite, suele ser útil preparar una carpeta con certificados, identificar a todos los posibles interesados y revisar si, además del acta, será necesario coordinar aceptación, partición, adjudicación e impuestos.

Resumen práctico y siguiente paso razonable

La declaración de herederos resuelve una cuestión esencial en la herencia sin testamento: quiénes son los herederos legales conforme a la sucesión intestada. Lo que no resuelve por sí sola es la aceptación o renuncia, la partición de bienes, la adjudicación de la herencia ni la liquidación de los impuestos.

El siguiente paso razonable suele ser comprobar si existe testamento, reunir certificado de defunción, certificado de últimas voluntades y documentos de parentesco, y valorar cuanto antes los plazos fiscales. Si el caso presenta dudas familiares, bienes relevantes o posible normativa civil especial, puede ser recomendable revisar previamente la documentación con un profesional antes de acudir a notaría.