Guía de trámites legales para herencias sin complicaciones

Conceptos básicos de la herencia y la sucesión

Antes de iniciar cualquier gestión es esencial comprender algunos conceptos clave relacionados con las herencias. La herencia es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que se transmiten al fallecer una persona. A quien fallece se le denomina causante y las personas que reciben sus bienes son los herederos. La sucesión puede ser testada cuando existe testamento o intestada cuando no se ha otorgado testamento válido o este solo regula parte del patrimonio.

Dentro de la herencia se incluyen bienes inmuebles, cuentas bancarias, vehículos, inversiones, participaciones en empresas y también deudas. Un error frecuente es pensar que solo se hereda el patrimonio positivo. En realidad se heredan también las obligaciones por lo que conviene valorar la situación patrimonial del causante antes de aceptar. Además la ley reconoce la legítima que es la porción reservada a determinados familiares que no se puede privar salvo causas muy tasadas.

Otro concepto importante es el del albacea o persona encargada de cumplir la voluntad del testador y de facilitar el reparto. A veces el propio testamento prevé un contador partidor que es la figura que realiza la partición de la herencia y prepara el reparto concreto entre los herederos. Contar con estas figuras reduce conflictos y agiliza los trámites legales.

Primeros pasos tras el fallecimiento del causante

Los primeros días tras el fallecimiento suelen ser emocionalmente complicados y es normal posponer los asuntos legales. Aun así existen ciertos pasos que conviene realizar con relativa rapidez para evitar problemas posteriores. El primer documento imprescindible es el certificado de defunción que se obtiene en el Registro Civil. Con él se pueden iniciar el resto de gestiones.

El segundo paso es solicitar el certificado de últimas voluntades y el certificado de seguros de vida. El certificado de últimas voluntades indica si el fallecido otorgó testamento y ante qué notaría. Con esa información se puede acudir a la notaría correspondiente para solicitar una copia autorizada del testamento. El certificado de seguros de vida permite comprobar si existían pólizas con beneficiarios designados lo que suele aportar liquidez en momentos delicados.

Paralelamente resulta muy útil recopilar información bancaria y fiscal del causante. Extractos de cuentas, recibos de impuestos, escrituras de inmuebles o contratos de préstamo ayudan a componer una imagen fiel del patrimonio. Cuanto más completa sea la información más sencillo será valorar la herencia y preparar la documentación necesaria para su aceptación y liquidación de tributos.

Documentación necesaria para tramitar una herencia

Para tramitar una herencia de forma ordenada es conveniente preparar una carpeta completa con todos los documentos relevantes. Algunos son comunes a cualquier herencia y otros dependen del tipo de bienes. Tener esta documentación lista facilita el trabajo ante la notaría y ante la administración tributaria y reduce visitas innecesarias.

De forma general será preciso reunir los siguientes documentos básicos:

• Certificado de defunción del causante.
• Certificado de últimas voluntades y, en su caso, copia autorizada del testamento.
• Libro de familia o certificados de nacimiento y matrimonio para acreditar el vínculo con los herederos.
• Certificado de seguros de vida si existen pólizas a nombre del fallecido.
• Documento nacional de identidad del causante y de los herederos.

Además se debe recopilar documentación de cada tipo de bien. En el caso de inmuebles se necesitan escrituras de propiedad, recibos del impuesto sobre bienes inmuebles, certificaciones catastrales y en su caso hipotecas vigentes. Para cuentas bancarias y productos financieros son importantes los certificados de saldo a fecha de fallecimiento que las entidades bancarias emiten expresamente para herencias.

Si el causante era titular de un negocio o participaciones sociales conviene revisar estatutos, contratos y posibles pactos entre socios que puedan contener cláusulas sucesorias. En muchas ocasiones este tipo de activos requiere un tratamiento específico en la escritura de herencia. Reunir toda esta información desde el principio permite valorar con criterio si conviene aceptar pura y simplemente, aceptar a beneficio de inventario o incluso plantear una renuncia cuando las deudas superan a los bienes.

Impuesto de sucesiones y plusvalía municipal

Toda herencia lleva aparejada la obligación de liquidar determinados impuestos. El principal es el impuesto de sucesiones cuya gestión suele corresponder a la comunidad autónoma donde el causante tenía su residencia habitual. Cada territorio establece sus propias reducciones y bonificaciones por lo que el coste fiscal puede variar de forma importante. Es fundamental revisar plazos y requisitos para no perder beneficios fiscales por una simple omisión.

El plazo general para presentar el impuesto de sucesiones suele ser de seis meses desde el fallecimiento aunque se puede solicitar una prórroga dentro de los primeros meses. Superar ese plazo sin haber presentado la autoliquidación implica recargos e intereses. Por ello conviene planificar la recogida de documentación y la valoración de bienes con suficiente antelación para llegar al plazo con tranquilidad.

Cuando la herencia incluye inmuebles urbanos se debe tener en cuenta también la llamada plusvalía municipal que grava el incremento de valor del terreno. Este tributo lo gestionan los ayuntamientos y también dispone de plazos y bonificaciones propios. La normativa ha sufrido cambios relevantes en los últimos años de modo que resulta recomendable que un profesional revise el cálculo y determine si procede o no su pago en función de la ganancia real obtenida.

Aceptación y partición de la herencia

Una vez identificados los herederos y valorados los bienes llega el momento de decidir cómo se acepta la herencia. La aceptación puede ser pura y simple lo que implica asumir tanto bienes como deudas, o a beneficio de inventario lo que limita la responsabilidad de los herederos al valor de lo heredado. Esta segunda opción protege el patrimonio personal del heredero frente a deudas desconocidas del causante aunque requiere seguir un procedimiento más formal.

La aceptación suele plasmarse en una escritura notarial de herencia donde se describen los bienes, se asignan valores y se determina la cuota que corresponde a cada heredero. En esa misma escritura puede realizarse la partición que es el reparto concreto de los bienes. Por ejemplo se puede adjudicar la vivienda familiar a uno de los herederos y compensar al resto con dinero u otros bienes para respetar las cuotas fijadas en el testamento o por la ley.

En ocasiones los herederos prefieren mantener un bien en proindiviso, por ejemplo una vivienda heredada entre varios hermanos. Esta situación es posible pero conviene regularla con cierto detalle mediante un pacto de uso, reparto de gastos y reglas para el caso de que alguno desee vender su participación. De lo contrario pueden surgir desacuerdos que terminen en procedimientos judiciales de división de cosa común.

Herencias con testamento y sin testamento

El modo en que se organiza la herencia cambia de manera relevante según exista testamento o no. Cuando hay testamento válido la voluntad del causante es la guía principal siempre dentro de los límites que marca la legítima. El testamento indica quiénes son los herederos, qué legados se otorgan y si se nombra albacea o contador partidor. El trabajo jurídico se centra en interpretar correctamente esas disposiciones y adaptarlas a la situación real de los bienes.

En ausencia de testamento la ley determina quién hereda siguiendo un orden de parentesco. En primer lugar hijas e hijos junto con el cónyuge viudo, después ascendientes y así sucesivamente. Este tipo de sucesión se conoce como intestada y requiere un expediente específico para declarar quiénes son los herederos legales. En muchos casos se tramita ante notaría mediante un acta de declaración de herederos que precisa testimonios de personas allegadas y documentación de estado civil.

Las herencias sin testamento suelen generar más dudas entre los familiares porque no existe un documento que recoja la voluntad del causante. Por ello es habitual que, una vez resuelta la herencia, las personas beneficiadas decidan acudir a notaría para otorgar su propio testamento. Este sencillo gesto reduce complicaciones futuras y permite adaptar el reparto a la situación particular de cada familia, respetando siempre la legítima de los herederos forzosos.

Conflictos habituales entre herederos y cómo evitarlos

La tramitación de una herencia no solo implica cuestiones jurídicas y fiscales. También afloran emociones, recuerdos y viejos desacuerdos familiares. Es frecuente que surjan conflictos por el reparto de bienes, por la gestión de una cuenta bancaria o por la valoración de una empresa familiar. Anticipar estas situaciones y abordarlas con transparencia puede evitar litigios largos y costosos.

Entre los problemas más habituales se encuentran la falta de información entre los herederos, las discrepancias sobre el valor de los bienes inmuebles y la sensación de trato desigual cuando una persona ha disfrutado de la vivienda familiar o ha recibido ayudas en vida del causante. Para minimizar estas tensiones es conveniente realizar una valoración profesional de los bienes de mayor importe y poner las cifras por escrito en una propuesta de reparto clara.

Otro punto clave es la comunicación. Reuniones periódicas, ya sean presenciales o por videollamada, donde se expliquen los avances y se resuelvan dudas suelen dar muy buen resultado. Contar con un despacho que actúe como punto neutral también ayuda a rebajar la tensión. Cuando el conflicto ya está presente se puede recurrir a mediación para buscar acuerdos que respeten la ley y la voluntad del causante evitando que el asunto acabe en los tribunales.

Herencias con deudas y responsabilidad del heredero

Una cuestión que preocupa mucho a las familias es qué ocurre cuando el fallecido deja deudas. Préstamos personales, hipotecas, avales o deudas tributarias forman parte del caudal hereditario y deben tenerse en cuenta al valorar si conviene aceptar. Heredar no implica necesariamente problemas económicos pero sí exige analizar con calma la situación y conocer las opciones legales disponibles.

La aceptación pura y simple supone que el heredero responderá de las deudas con todo su patrimonio, tanto con los bienes heredados como con los propios. Por eso en casos dudosos se recomienda estudiar la aceptación a beneficio de inventario. Este mecanismo permite que las deudas se paguen con los bienes de la herencia y que, si no alcanzan, los acreedores no puedan reclamar contra el patrimonio personal del heredero. La ley marca un procedimiento concreto con plazos y formalidades que conviene seguir al detalle.

En situaciones en las que la herencia está claramente endeudada también cabe la posibilidad de renunciar. La renuncia debe hacerse en escritura pública y tiene efectos definitivos, por lo que se ha de valorar con asesoramiento previo. En ciertos supuestos es posible que interese que renuncien los progenitores para que reciban la herencia los hijos y puedan beneficiarse de una fiscalidad más favorable siempre que las deudas estén controladas.

Cómo ahorrar tiempo y complicaciones en los trámites

Tratar de gestionar una herencia sin experiencia previa puede convertirse en una fuente de estrés. Sin embargo existen estrategias sencillas que ayudan a ahorrar tiempo y evitar errores. La primera es trabajar con un calendario donde se anoten los plazos clave, especialmente los relacionados con el impuesto de sucesiones y la plusvalía municipal. De esta forma se puede priorizar la obtención de documentos y la toma de decisiones.

Otra recomendación es centralizar la comunicación con bancos, aseguradoras y administraciones en una única persona de contacto, ya sea un heredero o el despacho de confianza. Esto reduce duplicidades y mensajes contradictorios. Conviene también utilizar medios telemáticos siempre que sea posible ya que muchas gestiones se pueden realizar por vía electrónica con certificado digital, lo que evita desplazamientos y agiliza respuestas.

Desde el punto de vista económico puede ser interesante estudiar la posibilidad de solicitar fraccionamientos o aplazamientos de los impuestos cuando la herencia es valiosa pero carece de liquidez inmediata. Vender un inmueble de forma precipitada para pagar tributos suele implicar perder valor. Un buen asesoramiento permite buscar soluciones intermedias como obtención de financiación temporal, acuerdos entre herederos o ajustes en el reparto.

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