Requerimiento por facturas: cómo ordenar pruebas y contestar

Ante un requerimiento por facturas, lo más prudente no suele ser contestar solo con la factura en la mano. Normalmente conviene reunir el contrato o encargo, ordenar la cronología de la prestación, revisar pagos y detectar qué hechos se admiten y cuáles se discuten antes de responder.

Si recibe una reclamación, o si va a formularla, lo útil es preparar una respuesta documentada: identificar la factura, comprobar el origen de la obligación, conservar correos y justificantes, y contestar por escrito con apoyo en los documentos disponibles. La factura puede ser relevante, pero por sí sola puede no cerrar toda la discusión si la otra parte cuestiona el encargo, la entrega, el alcance del servicio o el precio.

Qué significa recibir o enviar un requerimiento por facturas

Un requerimiento de pago o de explicación sobre una factura suele ser una comunicación en la que una parte afirma que existe una deuda, o bien pide que se aclare por qué no se ha pagado o por qué se discute el importe. En España, el marco general hay que buscarlo en las normas sobre obligaciones y contratos del Código Civil. El artículo 1089 del Código Civil recuerda de forma general de dónde nacen las obligaciones, y el artículo 1091 señala la fuerza obligatoria de los contratos.

Ahora bien, eso no significa que toda factura sea incuestionable. Habrá que valorar qué se pactó, cómo se aceptó el encargo, si el servicio se prestó o el bien se entregó, si hubo incidencias, si el precio estaba cerrado o era estimado y si existen pagos parciales o abonos. En muchos casos, la discusión no gira solo sobre la existencia de la factura, sino sobre la relación obligacional y su cumplimiento.

Qué documentos conviene reunir antes de contestar

Antes de contestar una reclamación de factura, conviene analizar toda la documentación de una reclamación y no solo el documento de cobro. Lo razonable es reunir, al menos, aquello que permita acreditar el origen, alcance y ejecución del encargo.

• Contrato, presupuesto aceptado, hoja de encargo, pedido o cualquier aceptación por correo o mensajería profesional.
• Facturas emitidas, rectificativas, abonos y justificantes de envío.
• Albaranes, partes de trabajo, entregas, informes, capturas de aceptación o pruebas de recepción.
• Correos electrónicos, mensajes profesionales y comunicaciones sobre cambios, incidencias o disconformidades.
• Extractos bancarios, transferencias, recibos, pagos parciales o compensaciones.
• Cualquier documento que ayude a justificar el importe reclamado o a discutir la conformidad de la factura.

Si la deuda está reconocida pero pendiente de pago, la documentación servirá para delimitar importe, vencimiento y posibles acuerdos. Si la deuda es parcialmente discutida o íntegramente controvertida, será todavía más importante revisar la documentación antes de admitir extremos no acreditados.

Cómo ordenar las pruebas para sostener o discutir la deuda

La forma más útil de trabajar las pruebas de una deuda suele ser cronológica. Ordenar la cronología ayuda a ver qué se pidió, qué se aceptó, qué se ejecutó, qué se facturó y qué se pagó.

1. Inicio de la relación: propuesta, presupuesto, pedido o encargo.
2. Pacto económico: precio, forma de cálculo, plazos y condiciones.
3. Ejecución: entregas, hitos, partes de trabajo o evidencias de servicio prestado.
4. Conformidad o incidencias: aceptación expresa, quejas, reservas o correcciones.
5. Facturación y pagos: emisión de factura, vencimiento, pagos parciales y saldo pendiente.

Si se inicia una reclamación judicial, la carga de acreditar los hechos relevantes puede ser determinante. De forma general, el artículo 217 de la Ley de Enjuiciamiento Civil obliga a valorar quién debe probar los hechos en que funda su pretensión u oposición. Por eso, quien reclama suele necesitar base para acreditar el servicio prestado o la entrega, y quien discute la deuda habrá de respaldar su discrepancia con documentos o comunicaciones consistentes, igual que en un requerimiento de IVA: qué aportar y cómo ordenarlo.

Cómo contestar un requerimiento por facturas sin precipitarse

Contestar no equivale a reconocer todo lo que afirma la otra parte. Un escrito prudente puede ser breve, claro y suficiente si identifica bien lo admitido y lo discutido.

Estructura práctica de respuesta

• Identificación: partes, número de factura, fechas y relación comercial o profesional.
• Hechos admitidos: por ejemplo, existencia del encargo o recepción parcial del servicio.
• Hechos discutidos: importe, alcance, conformidad, plazos, incidencias o pagos ya realizados.
• Documentos adjuntos: contrato, correos, justificantes, albaranes o abonos.
• Petición final: aclaración, rectificación, propuesta de pago o rechazo motivado.

Si la deuda se reconoce, puede contestarse indicando el importe no discutido y, en su caso, proponiendo una forma de pago. Si la deuda es parcialmente discutida, conviene separar claramente la parte admitida de la controvertida. Si se rechaza íntegramente, habrá que valorar si existe base documental suficiente para sostener esa posición. El artículo 1255 del Código Civil permite recordar que muchas condiciones dependen de lo pactado entre las partes, siempre dentro de los límites legales; por eso no conviene atribuir a la factura efectos que quizá correspondan al contrato o al encargo aceptado, especialmente si antes se ha realizado una revisión fiscal preventiva para evitar sanciones.

Qué errores suelen debilitar una reclamación o una respuesta

• Limitarse a enviar la factura sin justificar el servicio o la entrega.
• Responder con afirmaciones genéricas sin conservar correos y justificantes.
• Admitir por escrito hechos no revisados previamente.
• No distinguir entre deuda reconocida, deuda parcialmente discutida y deuda controvertida.
• Mezclar varias facturas o varios encargos sin separar importes y fechas.
• Ignorar incidencias previas que pueden afectar al cumplimiento o al precio, incluida la necesidad de rectificar IVA de una factura antigua.

Cuando se alega incumplimiento, retraso o ejecución defectuosa, puede entrar en juego la responsabilidad por incumplimiento prevista con carácter general en el artículo 1101 del Código Civil. Y si la relación era recíproca, el artículo 1124 puede ser útil para explicar, con prudencia, que determinadas consecuencias dependen del cumplimiento de una y otra parte. En todo caso, habrá que valorar la documentación concreta.

Cuándo conviene valorar una reclamación formal o defensa más completa

Conviene plantearlo cuando el importe es relevante, hay varias facturas impagadas, existen discrepancias técnicas sobre el servicio, se discute la conformidad de la factura o la otra parte anuncia acciones legales. También puede ser aconsejable si hay pagos parciales mal imputados, documentación dispersa o dudas sobre quién aceptó realmente el encargo.

Si se inicia una reclamación judicial, habrá que valorar la vía adecuada y preparar bien el expediente. Para reclamar facturas impagadas o para oponerse, la clave suele ser la misma: revisar la documentación, ordenar la cronología y sostener cada afirmación con prueba suficiente.

En definitiva, un requerimiento por facturas se gestiona mejor cuando antes se analiza el encargo, la ejecución, la facturación y los pagos. Antes de admitir o rechazar la deuda, el siguiente paso razonable suele ser revisar el expediente completo y preparar una respuesta documentada y prudente.