Modelo 390: cierre anual de IVA sin descuadres

Por qué el Modelo 390 genera descuadres

El Modelo 390 es un resumen informativo del IVA del año. Su función práctica es reflejar, con coherencia interna, lo ya declarado en los periodos y lo registrado en facturación y contabilidad. Cuando aparecen descuadres, casi siempre hay una causa identificable: bases mal asignadas, rectificaciones no recogidas, inversión del sujeto pasivo mal tratada, prorrata sin ajustar o diferencias entre criterio de registro y criterio de devengo.

En gestoría se trabaja con una idea clave: el 390 no se improvisa al final. Se prepara como un cierre, con conciliaciones y con soporte documental. Así se reduce el riesgo de requerimientos y se gana tranquilidad si más adelante hay una comprobación o se pide explicación de cifras.

• Revise si todas las autoliquidaciones del año están presentadas y pagadas o aplazadas.
• Compruebe que los totales de bases y cuotas por tipo coinciden con su registro de facturas.
• Identifique rectificativas y su periodo de imputación, con soporte de la factura original.
• Verifique operaciones especiales: intracomunitarias, exportaciones, inversión del sujeto pasivo.
• Valide datos censales que afectan al IVA: régimen, prorrata, devolución mensual o no.

Marco legal del IVA y del cierre anual

El cierre anual del IVA se apoya en la normativa del impuesto y en las reglas generales de las obligaciones tributarias. Aunque el Modelo 390 es informativo, su consistencia se analiza a la luz de lo que se ha declarado y de la documentación que sustenta el IVA repercutido y soportado.

En términos de gestoría, el marco relevante suele centrarse en: reglas del impuesto, requisitos de deducción, regularizaciones y obligaciones formales, además de las facultades de comprobación y los procedimientos de la Administración tributaria.

• Ubique su régimen de IVA y las obligaciones formales asociadas para el ejercicio.
• Revise criterios de deducción y límites, especialmente en gastos mixtos o no afectos.
• Controle regularizaciones de bienes de inversión cuando aplique a su actividad.
• Documente el soporte del IVA: facturas completas, rectificativas y justificantes válidos.
• Anticipe la lógica de comprobación: coherencia entre declaraciones, libros y contabilidad.

Plazos y checklist previo para presentar en España

El plazo del Modelo 390 se gestiona como un cierre anual. Antes de presentar, conviene confirmar que todas las autoliquidaciones periódicas del IVA del ejercicio están correctamente presentadas. Si falta alguna, o si existen errores evidentes, el orden de actuación importa para evitar más incoherencias.

Un checklist previo le ayuda a llegar al 390 con cifras estables: comprobar libros, repasar facturas rectificativas, revisar prorrata o sectores diferenciados y, si procede, validar operaciones específicas. En gestoría se conserva evidencia de cada paso para poder responder con rapidez a cualquier requerimiento.

• Cierre libros registro del ejercicio, por fechas de expedición y recepción.
• Conciliación entre facturación y contabilidad, con sumas por tipos impositivos.
• Revisión de rectificativas emitidas y recibidas, con motivo y periodo de ajuste.
• Validación de operaciones intracomunitarias o especiales con su documentación soporte.
• Revisión de datos censales y de actividad que condicionan prorrata o devoluciones.

Obligaciones del contribuyente y límites habituales

La obligación principal es presentar información coherente con lo declarado durante el año y con la documentación que lo soporta. En IVA, la deducción exige requisitos y límites: no todo gasto genera derecho a deducir, y no toda factura es deducible si falta información o si no existe afectación a la actividad.

También hay límites prácticos relacionados con la forma de actuar: no conviene “forzar” el 390 para que cuadre si el problema está en el 303, en la contabilización o en el registro. El enfoque correcto suele ser identificar la causa y, si procede, regularizar por las vías adecuadas.

• Verifique que el IVA deducido se apoya en factura válida y en afectación a la actividad.
• Controle gastos con limitaciones frecuentes: vehículo, representación, uso mixto.
• Revise autoconsumo, operaciones no sujetas o exentas y su impacto en prorrata.
• Evite duplicidades por facturas contabilizadas dos veces o contabilizadas en periodo incorrecto.
• Documente criterios aplicados para poder explicarlos si la Administración pregunta.

Consecuencias de descuadres, errores y omisiones

Un descuadre en el 390 no implica automáticamente una sanción, pero aumenta la probabilidad de requerimientos, comprobaciones y solicitudes de aclaración. Si el descuadre refleja un error material en autoliquidaciones, pueden aparecer efectos económicos: recargos por presentación extemporánea, intereses o, en casos determinados, sanciones.

La consecuencia más frecuente en el día a día de gestoría es la pérdida de tiempo y la inseguridad documental. Por eso, el coste real suele estar en la gestión de incidencias: localizar facturas, reconstruir libros, justificar criterios y responder a notificaciones dentro de plazo.

• Riesgo de requerimientos por diferencias entre 390 y modelos periódicos.
• Necesidad de rehacer libros o reconciliar datos con contabilidad y facturación.
• Posibles recargos si se detecta que faltaba presentar o regularizar un periodo.
• Posible pérdida de deducciones si no se acredita correctamente el IVA soportado.
• Mayor exposición a comprobación si hay incoherencias repetidas en varios ejercicios.

Documentación para cuadrar el cierre de IVA

Para evitar descuadres, la documentación debe permitir reconstruir el año: qué facturas existen, cómo se registraron, qué se declaró y qué ajustes se hicieron. El expediente no es solo un archivo, es una cadena de evidencias que conecta facturación, libros, declaraciones y, si existe, contabilidad.

Una gestoría suele trabajar con una carpeta de cierre por ejercicio. Ahí se conservan tanto los soportes como los justificantes de presentación y pago. Esto es especialmente útil si más adelante hay una notificación electrónica y hay que contestar dentro de un plazo corto.

• Libros registro de facturas expedidas y recibidas del ejercicio, con totales por tipo.
• Facturas rectificativas y soporte del motivo, con enlace a la factura original.
• Justificante de presentación de los modelos, descargado de la sede electrónica o del registro.
• Trazabilidad documental: modelos, facturas, comunicaciones, requerimientos y resoluciones, ordenados por fechas.
• Conciliación de sumas entre contabilidad y libros, con un cuadro resumen del cierre anual.

Método de conciliación 390 con 303 y contabilidad

Para un cierre sin descuadres, conviene seguir un método. Primero se fijan las cifras de cada periodo declarado, luego se comparan con lo registrado y, por último, se ajustan las causas. En gestoría se intenta evitar “ajustes manuales” sin explicación, porque después cuesta justificar el porqué.

La conciliación se hace por bloques: IVA devengado, IVA deducible, operaciones específicas y regularizaciones. Si hay diferencias, se clasifica el motivo y se decide la vía de corrección adecuada, sin perder de vista los plazos y la forma correcta de presentación.

• Sume bases y cuotas declaradas en los periodos y compárelas con el cierre anual.
• Cuadre devengado y deducible por tipos, separando operaciones especiales.
• Revise periodificaciones: facturas registradas fuera de plazo, duplicadas o faltantes.
• Analice ajustes de prorrata o bienes de inversión, si aplica a su actividad.
• Deje un informe breve de conciliación con causas y evidencias asociadas.

Notificaciones electrónicas y gestión con la Administración

En materia tributaria, una parte importante del riesgo no está en el cálculo, sino en la gestión de plazos y notificaciones. Si llega una comunicación relacionada con IVA o con el resumen anual, es esencial identificar qué se pide, qué plazo hay y qué documentación debe aportarse.

La actuación ordenada evita errores adicionales. Lo razonable es revisar el expediente, preparar una respuesta con evidencias y, si hay diferencias reales, valorar la regularización por las vías previstas. Escalar el conflicto sin revisar los números suele ser contraproducente.

• Revise a diario sus buzones y sistemas de notificación electrónica habilitados.
• Lea el requerimiento completo y confirme el plazo exacto de atención y aportación.
• Prepare un expediente con justificantes, libros y conciliación, antes de contestar.
• Si detecta un error, valore subsanación o regularización con enfoque de minimización de incidencias.
• Documente cada envío y conserve acuses y registros de presentación.

Regularización, complementaria o rectificación

Si el descuadre se debe a un error con impacto en lo ya declarado, hay que escoger la vía correcta. A veces basta con corregir registros internos para que el resumen cuadre. Otras veces procede regularizar lo declarado, según el tipo de error y el periodo afectado.

En gestoría se decide con una regla: primero, entender la causa; después, valorar la forma de corrección y su efecto en pagos o devoluciones; y, por último, actuar con justificantes y en plazo. Esto reduce riesgos de nuevas incidencias y facilita una respuesta ordenada a la Administración.

• Clasifique el error: dato informativo, registro interno o impacto en autoliquidación.
• Determine el periodo afectado y si el ajuste altera la cuota ingresada o deducida.
• Prepare soporte documental del error y de la corrección adoptada.
• Conserve evidencias de presentación, pago, aplazamiento o resolución, si aplica.
• Si hay requerimiento en curso, coordine la regularización con la respuesta al expediente.

Si ya presentó el 390 o hay expediente abierto

Si el Modelo 390 ya está presentado y detecta un descuadre, lo primero es no entrar en pánico. El siguiente paso es reconstruir el cierre con documentación: comparar con los modelos periódicos, revisar libros y localizar la causa concreta. Solo después tiene sentido decidir si debe corregirse algo y cómo.

Si existe un expediente o ha recibido un requerimiento, el orden importa todavía más: revise plazos, descargue la notificación y prepare un dossier de respuesta. En muchos casos, una contestación clara, con conciliación y justificantes, evita que el expediente se complique.

• Descargue y archive el justificante de presentación del 390 y de los modelos del año.
• Haga una conciliación por tipos y periodos, buscando la primera diferencia.
• Revise rectificativas y operaciones especiales, suelen explicar gran parte de los descuadres.
• Si hay notificación, prepare respuesta con evidencias y registro de presentación.
• Documente la decisión tomada y conserve un cierre anual trazable para ejercicios futuros.

Preguntas frecuentes

Estas dudas aparecen con frecuencia en cierres de IVA. Si su caso tiene particularidades, revise primero la documentación y los plazos.

P: ¿El Modelo 390 “cuadra” solo con sumar los 303 del año?

R: Es el punto de partida, pero no siempre basta. Hay ajustes, rectificativas y datos censales que pueden explicar diferencias si no se revisan.

P: ¿Qué pasa si el 390 no coincide exactamente con mis libros?

R: Conviene localizar la causa. Puede ser un registro fuera de periodo, duplicidad o una operación especial mal clasificada. Lo importante es poder justificarlo con evidencias.

P: ¿Un descuadre en el 390 implica sanción automática?

R: No necesariamente. Suele implicar más riesgo de requerimiento. Si el descuadre refleja un error en autoliquidaciones, entonces pueden existir consecuencias económicas.

P: ¿Qué justificantes debo guardar del cierre anual?

R: Justificantes de presentación, acuses de registro, libros registro, facturas y un cuadro de conciliación. Así podrá responder si hay una notificación electrónica.

P: ¿Qué hago si ya presenté y detecto un error después?

R: Reconstruya el cierre, identifique el impacto y valore la vía de corrección adecuada. Si hay expediente abierto, coordine la corrección con la respuesta en plazo.