Gestoría legal para revisar tu contabilidad y declarar bien

Por qué fallan la contabilidad y la declaración

La contabilidad y los libros registro suelen fallar por acumulación de tareas, por cambios de actividad, por facturación irregular o por no cerrar el mes con conciliación bancaria. Un error pequeño, como una factura duplicada o un gasto sin soporte, puede trasladarse a la declaración y activar incoherencias con datos que ya obran en la Administración.

En gestoría se trabaja con un criterio simple: primero ordenar y cuadrar, luego declarar. Cuando se hace al revés, aparecen rectificaciones, complementarias, pagos inesperados o requerimientos que exigen reconstruir el detalle con prisa y sin margen.

• Identifique si lleva contabilidad completa o libros registro según su situación.
• Revise ingresos y cobros, no solo facturas emitidas.
• Compruebe gastos y pagos, y separe lo deducible de lo no deducible.
• Detecte operaciones especiales: intracomunitarias, inversión, suplidos o anticipos.
• Cierre cada periodo con un archivo ordenado por meses y por impuestos.

Marco legal de contabilidad, facturación e impuestos en España

La declaración correcta se apoya en tres piezas: la normativa tributaria general, las reglas del impuesto que corresponda y las obligaciones formales de facturación y registro. Esto no solo afecta a lo que se paga, también a cómo se acredita lo declarado y cómo se responde ante comprobaciones.

En gestoría se utiliza este marco para decidir qué conservar, cómo presentar y cómo corregir si aparece un error. También orienta los plazos de prescripción, la gestión de requerimientos y las vías de regularización cuando procede.

• Ubique la norma base que rige el procedimiento tributario y los plazos.
• Determine el impuesto aplicable y su régimen: general, simplificado u otros.
• Revise qué debe facturar, con qué datos y en qué plazo de emisión.
• Compruebe obligaciones de libros registro y su coherencia con las facturas.
• Valore si hay obligaciones de presentación electrónica y representación.

Requisitos, plazos y preparación del expediente

Declarar bien empieza antes de entrar en la sede electrónica. Conviene preparar un expediente de presentación con los modelos que toquen, la base documental que respalda cada cifra y una verificación de plazos, porque la presentación fuera de plazo puede generar recargos y complicar la regularización.

La preparación también incluye revisar el censo, el epígrafe de actividad, el régimen aplicable y la forma de notificación. Si existen varias actividades o varios centros, la clasificación y el orden afectan a la calidad del dato y a la trazabilidad.

• Compruebe qué periodos y modelos le corresponden en el ejercicio.
• Revise que el censo, la actividad y el régimen estén actualizados.
• Cuadre libros y contabilidad con bancos antes de preparar la declaración.
• Prepare una carpeta por trimestre o mes con soportes y resúmenes.
• Planifique la presentación con margen para subsanaciones o incidencias.

Obligaciones formales y límites habituales

Además de pagar lo que corresponda, existen obligaciones formales que suelen ser el origen de incidencias: emitir y conservar facturas con requisitos, llevar libros registro, conservar documentación durante los plazos y poder explicar criterios de imputación temporal. El foco no es solo la cifra final, también cómo se llegó a ella.

Los límites aparecen cuando se mezclan cuentas personales con las del negocio, cuando se deducen gastos sin relación o sin soporte suficiente, o cuando se aplican criterios de IVA y retenciones sin revisar el tipo de operación. En gestoría se tiende a documentar el criterio para poder sostenerlo si hay una comprobación.

• Emita facturas con datos completos y numeración coherente.
• Evite duplicidades entre facturas rectificativas y asientos contables.
• Separe gastos personales de gastos vinculados a la actividad.
• Revise retenciones, tipos de IVA y supuestos de exención o inversión.
• Conserve soportes y justificantes accesibles y ordenados.

Consecuencias, recargos y riesgos frecuentes

Cuando la contabilidad no está revisada, es fácil presentar con errores y tener que corregir después. Esto puede suponer diferencias a ingresar, recargos por presentación fuera de plazo, intereses cuando proceda y, en algunos casos, sanciones si la Administración aprecia incumplimientos relevantes.

A nivel operativo, el coste real suele ser el tiempo: localizar documentos, reconstruir movimientos, responder a requerimientos y mantener la actividad mientras se atiende el expediente. Por eso la prevención se centra en control documental y en coherencia de cifras entre libros, bancos y modelos.

• Anticipe la revisión antes de fechas de presentación para evitar prisas.
• Detecte descuadres entre banco y ventas antes de declarar.
• Controle facturas pendientes y asientos provisionales de cierre.
• Revise operaciones con criterio especial: bienes de inversión y regularizaciones.
• Documente criterios y cambios para poder explicarlos si se los piden.

Documentación y trazabilidad que conviene conservar

La documentación es el respaldo de la contabilidad y de la declaración. Si llega un requerimiento, lo importante es poder aportar lo que se pide con coherencia, sin improvisar. Una buena trazabilidad permite demostrar qué cifra corresponde a qué factura, a qué movimiento bancario y a qué modelo presentado.

En gestoría se recomienda un archivo por periodos y por impuestos, con un índice simple y con copias de los justificantes de presentación. Así, si hay que rectificar o presentar de nuevo, se parte de una base ordenada y verificable.

• Facturas emitidas y recibidas con soporte y numeración consistente.
• Extractos bancarios y conciliación con cobros y pagos del periodo.
• Modelos presentados y su justificante de presentación en sede electrónica o registro.
• Trazabilidad documental: libros, asientos, modelos, comunicaciones, requerimientos y resoluciones.
• Contratos, presupuestos, albaranes y justificantes de pago cuando existan.

Cómo revisar y declarar con orden

Un método de revisión ordenado evita correcciones posteriores. Primero se revisan ingresos y gastos, luego se concilian bancos, después se verifican facturas y libros, y solo entonces se preparan modelos. Este orden ayuda a detectar errores de base antes de que se conviertan en un problema de presentación.

También conviene dejar constancia de decisiones: por qué se imputó una operación a un periodo, por qué se aplicó un tipo concreto o por qué se consideró un gasto como deducible. Esa explicación suele ser tan importante como el número.

• Haga un cierre del periodo con conciliación bancaria y revisión de caja.
• Revise el libro de facturas emitidas y recibidas y busque ausencias.
• Controle bienes de inversión y regularizaciones si aplica.
• Prepare los modelos con una hoja de control de cifras y soportes.
• Guarde justificantes y copie el expediente en una carpeta de archivo.

Notificaciones electrónicas y relación con la Administración

En materia tributaria, muchas comunicaciones se canalizan por vías electrónicas. Esto exige vigilar buzones habilitados, anotar fechas de puesta a disposición y reaccionar dentro de plazo. No atender una notificación a tiempo puede cerrar opciones de aclaración temprana y complicar la respuesta.

Cuando llega un requerimiento, la estrategia suele ser aportar lo pedido de forma completa y ordenada, evitando respuestas parciales. Si hay un error detectado, a veces es más prudente preparar una regularización adecuada antes de discutir el fondo, siempre con soporte y dentro de los cauces previstos.

• Revise de forma periódica los canales de notificación electrónica aplicables.
• Registre la fecha de notificación y calcule el plazo real de atención.
• Lea el alcance exacto del requerimiento y prepare un expediente de respuesta.
• Ordene la documentación con un índice y referencias a facturas y periodos.
• Valore si procede subsanación, aportación adicional o una regularización previa.

Rectificación, complementaria y recursos básicos

Si se detecta un error, no siempre se corrige del mismo modo. En función del impuesto y del tipo de error, puede proceder una declaración complementaria, una rectificación de autoliquidación o una aportación de documentación para aclarar una discrepancia. La elección importa porque afecta a plazos, a pagos y a la coherencia del expediente.

Cuando ya existe una actuación administrativa, conviene coordinar la corrección con el estado del expediente. En gestoría se prioriza no duplicar vías y dejar constancia de todo lo presentado, para evitar confusiones y para mantener una línea documental clara.

• Identifique el tipo de error: cifra, periodo, base, tipo o identificación.
• Determine si la corrección supone más ingreso, menos ingreso o un dato formal.
• Prepare el soporte y un resumen explicativo coherente y verificable.
• Presente por el cauce correcto y guarde justificantes y copias.
• Si hay resolución, valore las vías de recurso que correspondan en plazo.

Si ya presentó, le requirieron o hay un expediente

Si ya presentó un modelo y detecta un fallo, lo recomendable es no improvisar. Primero, recopile justificantes, copias del modelo y la documentación de soporte. Después, identifique el estado del trámite, si hay notificación abierta o si el expediente está en fase de comprobación.

Con esa base, se puede decidir una estrategia ordenada: corregir por el cauce que corresponda, responder a requerimientos con un índice y una explicación breve, y dejar trazabilidad de cada paso. En casos con varias presentaciones o con cambios de criterio, es especialmente útil documentar el porqué de la corrección.

• Recupere el justificante de presentación y la copia del modelo enviado.
• Localice la documentación exacta que respalda cada importe relevante.
• Revise si existe notificación electrónica pendiente y su plazo.
• Prepare un resumen de incidencias y una propuesta de corrección viable.
• Preserve la coherencia entre libros, contabilidad, bancos y modelos posteriores.

Preguntas frecuentes

Estas dudas aparecen con frecuencia al revisar contabilidad y presentar declaraciones. Si su caso tiene particularidades, conviene contrastarlo con su documentación y plazos.

P: ¿Cada cuánto conviene revisar la contabilidad si soy autónomo o pyme?

R: Lo habitual es una revisión mensual y una revisión reforzada antes de cada presentación, porque facilita la conciliación bancaria y reduce correcciones posteriores.

P: ¿Qué hago si detecto una factura duplicada después de presentar?

R: Primero confirme el impacto en el modelo presentado y en libros, y luego valore el cauce de corrección aplicable según el impuesto, guardando soporte y justificantes.

P: ¿Es imprescindible conservar todos los justificantes aunque declare por vía telemática?

R: Sí, porque la presentación no sustituye el soporte. Conservar facturas, extractos y justificantes facilita atender requerimientos y aclarar discrepancias.

P: ¿Qué significa que me han enviado un requerimiento de información?

R: Es una solicitud formal para aportar datos o documentos. Debe revisarse el alcance, preparar respuesta ordenada y atender el plazo, preferiblemente con un índice de lo aportado.

P: ¿Puedo corregir un error sin que me sancionen?

R: Depende del caso, del momento y del tipo de error. Una corrección temprana y bien documentada suele ser más manejable, pero conviene encajarla en el cauce procedimental correcto.