Guía para entender tus derechos en revisiones fiscales

Qué es una revisión fiscal y cuándo suele iniciarse

En gestoría, una “revisión fiscal” suele referirse a actuaciones de comprobación o verificación que buscan confirmar si lo declarado encaja con la información disponible y con la normativa aplicable. Puede empezar con un simple requerimiento de datos, con una comprobación limitada, con una propuesta de liquidación o con el inicio de actuaciones inspectoras, según el caso.

Lo importante es identificar el tipo de actuación y el alcance: qué periodos o impuestos se revisan, qué se solicita exactamente y qué plazo tiene para contestar. Esa primera lectura marca el orden de trabajo y evita errores típicos, como aportar documentos irrelevantes o contestar fuera de plazo por no haber controlado bien la notificación.

• Localice la notificación y confirme la fecha de puesta a disposición y la de acceso efectivo.
• Verifique el impuesto, ejercicio y concepto afectado antes de preparar documentación.
• Compruebe si se trata de requerimiento, comprobación limitada o inicio de inspección.
• Revise si se solicita aportar documentos, aclarar datos o corregir una autoliquidación.
• Abra un expediente interno con cronología y un índice de documentos desde el primer día.

Marco legal básico y garantías del contribuyente

El marco principal se apoya en la Ley General Tributaria y en el reglamento que desarrolla actuaciones y procedimientos de gestión e inspección. Junto a ello, los principios del procedimiento administrativo común ayudan a entender derechos generales, el valor de las notificaciones y el modo de subsanar o recurrir cuando corresponda.

Desde la óptica de gestoría, el marco legal no es solo “qué dice la norma”, sino cómo se aplica: cómo se computan plazos, qué documentación es pertinente, qué límites existen a ciertas solicitudes de información y qué garantías tiene para conocer el expediente y formular alegaciones con un mínimo de orden.

• Identifique la norma y el procedimiento que se le aplica antes de contestar.
• Revise el contenido mínimo de la notificación y la motivación de lo solicitado.
• Compruebe su derecho a aportar pruebas y a formular alegaciones en plazo.
• Solicite acceso o copia del expediente cuando sea útil para entender el alcance.
• Si actúa con representante, asegure apoderamiento y firma válidos en sede electrónica.

Plazos clave y pasos previos antes de contestar en España

En revisiones fiscales, el plazo suele ser el factor que más condiciona la estrategia. No es lo mismo un plazo para aportar documentación, que un trámite de audiencia o una propuesta de liquidación. Además, en notificaciones electrónicas, el cómputo puede depender de cuándo se accede a la notificación o de cuándo se entiende rechazada por no acceder en plazo.

Antes de enviar nada, conviene hacer un “paso cero” de gestoría: verificar el estado del buzón electrónico, revisar la representación, recopilar lo ya presentado y reconstruir una línea temporal. Esta preparación previa reduce el riesgo de contestar de forma incompleta o de duplicar información con errores.

• Anote el plazo exacto y el tipo de trámite: aportación, alegaciones o audiencia.
• Compruebe si el acceso a notificaciones está centralizado y quién lo controla.
• Revise si hay apoderamiento, certificado digital y datos censales correctos.
• Recupere las autoliquidaciones, modelos y anexos del periodo revisado.
• Prepare un borrador de respuesta con listado de documentos adjuntos y su finalidad.

Sus derechos y sus obligaciones durante la revisión

Durante una revisión, usted tiene derechos que conviene ejercer con normalidad: ser informado del alcance, acceder al expediente cuando proceda, aportar pruebas, hacer alegaciones y recibir una resolución motivada. También tiene obligaciones: colaborar, aportar la documentación requerida con trascendencia tributaria, mantener la veracidad de lo presentado y atender requerimientos dentro de plazo.

La clave está en equilibrar colaboración y prudencia. No se trata de “entregar todo” sin filtro, sino de aportar lo que se solicita y lo que explique el hecho controvertido, conservando coherencia con lo declarado y con su contabilidad o facturación, cuando exista.

• Solicite aclaración del alcance si la petición es genérica o ambigua.
• Aporte documentos completos y legibles, evitando duplicidades y contradicciones.
• Explique de forma sencilla la relación entre documentos y el hecho revisado.
• Si detecta un error, valore vías de corrección con enfoque ordenado.
• No ignore notificaciones: el silencio suele empeorar el escenario procedimental.

Consecuencias habituales: recargos, intereses y sanciones

Si una revisión termina en regularización, pueden aparecer conceptos distintos: cuota o deuda principal, intereses de demora cuando proceda, recargos por presentación fuera de plazo en determinados escenarios y sanciones si la Administración aprecia infracción tributaria. No siempre se dan todos a la vez, y su procedencia depende del motivo y del momento en que se corrige o se regulariza.

Desde la práctica de gestoría, conviene separar el análisis técnico del análisis económico. A veces el objetivo prioritario es limitar la incertidumbre y ordenar la documentación, y después valorar si compensa regularizar por iniciativa propia, presentar una rectificación, o sostener una postura con prueba sólida.

• Distinga deuda principal, intereses, recargos y sanción en cualquier propuesta.
• Revise si hay trámite de audiencia y plazo para alegaciones antes de resolución.
• Compruebe si la conducta descrita encaja realmente en una infracción sancionable.
• Valore el impacto de una regularización temprana frente a una discusión prolongada.
• Si hay pago, conserve justificantes y compruebe su correcta imputación.

Documentación útil y trazabilidad del expediente

En revisiones fiscales, la documentación no es un “archivo”, es un relato verificable. La Administración suele contrastar lo declarado con fuentes internas y externas, por eso conviene que su prueba sea completa, coherente y fácil de seguir. Una gestoría trabaja con un índice documental y con una cronología para evitar pérdidas de contexto.

La trazabilidad también protege frente a malentendidos: qué se presentó, cuándo, por qué canal, con qué anexos y con qué acuse. Este control resulta especialmente importante si hay varios intervinientes: asesoría, administración de la sociedad, personal interno o colaborador contable.

• Justificante de presentación: acuse de recibo de sede electrónica o registro, con fecha y CSV si existe.
• Trazabilidad documental: modelos, formularios, facturas, nóminas, comunicaciones, requerimientos y resoluciones ordenados por fecha.
• Libros registro, contabilidad y conciliaciones que expliquen la cifra discutida.
• Contratos, presupuestos y justificantes de pago que soporten operaciones relevantes.
• Capturas o exportaciones de datos de plataformas cuando el origen sea digital.

Cómo actuar con orden: de la revisión interna a la respuesta

Un enfoque ordenado evita contestaciones impulsivas. Lo primero es entender qué se discute, después localizar la evidencia y, por último, redactar una respuesta sencilla que conecte hechos y documentos. En gestoría, se intenta que la Administración pueda verificar lo aportado sin tener que “interpretar” la intención del contribuyente.

También conviene decidir quién responde y con qué representación. Si actúa una gestoría, asegure que el apoderamiento o la autorización es coherente con el trámite y con el canal de comunicación. Una respuesta bien presentada, con anexos numerados, facilita el seguimiento posterior.

• Clasifique el requerimiento por temas: ingresos, gastos, retenciones, IVA, censal u otros.
• Compruebe consistencia entre lo declarado y su contabilidad o libros registro.
• Redacte una respuesta por puntos, citando anexos de forma precisa y breve.
• Revise antes de presentar: errores en NIF, periodos, importes y documentos incompletos.
• Presente por el canal correcto y archive el acuse junto con la copia íntegra enviada.

Notificaciones electrónicas y relación práctica con la Administración

Las notificaciones electrónicas son un punto crítico en España: si no se accede a tiempo, el procedimiento sigue avanzando. Por eso, conviene definir una rutina de control del buzón, establecer responsables y documentar accesos. En revisiones, el “cómo” se recibe y se contesta puede ser tan importante como el “qué”.

En cuanto a la relación con la Administración, el enfoque prudente es priorizar claridad y consistencia. Si hay margen para corregir un error o aportar prueba adicional, es preferible hacerlo de forma ordenada y en plazo. Escalar un conflicto sin una base documental sólida suele generar más fricción y más trámites.

• Controle a diario o con periodicidad fija el buzón electrónico del obligado y del representante.
• Registre fecha de puesta a disposición, acceso y vencimiento del plazo en una tabla interna.
• Si recibe un requerimiento, confirme si admite subsanación y qué formato de anexos se acepta.
• Evite llamadas o escritos “genéricos”: responda siempre sobre el expediente y el punto concreto.
• Antes de alegar, compruebe si procede aportar documentación adicional o corregir una presentación.

Regularizar, subsanar o recurrir: opciones en España

Ante una revisión fiscal, no siempre la mejor opción es “recurrir” desde el inicio. A veces procede subsanar, aportar documentación, aclarar un dato o corregir una autoliquidación por vías habilitadas. En otros casos, si existe una propuesta o resolución con la que no está de acuerdo, puede valorar recursos administrativos básicos o reclamaciones, según el acto y el procedimiento.

El criterio profesional en gestoría suele ser: primero, asegurar que el expediente está completo y que los plazos están controlados; segundo, elegir la vía adecuada; tercero, medir el impacto económico y documental de cada opción. No todas las vías son compatibles entre sí, y algunas tienen requisitos formales que conviene revisar antes de presentarlas.

• Valore si procede subsanación o aporte de prueba antes de entrar en una discusión formal.
• Si hay error propio, estudie la vía de corrección aplicable al modelo presentado.
• Si hay propuesta de liquidación, prepare alegaciones con prueba y un relato verificable.
• Si hay resolución, revise plazos y requisitos del recurso o reclamación aplicables.
• Si hay deuda, evalúe pago, aplazamiento o fraccionamiento para evitar incidencias de recaudación.

Si ya presentó, se equivocó o recibió una propuesta

Si ya ha presentado un modelo y detecta un error, lo más útil es evitar improvisar: recopile lo presentado, identifique el error exacto (dato, periodo, base, cuota, identificación, opción) y determine si el problema es formal o material. A partir de ahí, valore la vía de corrección y el impacto de hacerlo ahora frente a esperar una actuación administrativa.

Si ya ha recibido una propuesta de regularización o una liquidación, el trabajo cambia: se trata de analizar la motivación, revisar la prueba y decidir si aporta documentación, formula alegaciones o inicia una vía de revisión. En todos los escenarios, la prioridad es proteger plazos, conservar justificantes y mantener coherencia documental.

• Descargue copia íntegra de lo presentado y su acuse de recibo antes de corregir nada.
• Documente el error: dónde está, qué dato afecta y qué prueba lo corrige.
• Si hay propuesta, marque el plazo de alegaciones y prepare anexos numerados.
• Si hay liquidación, revise vías y plazos de revisión, y la estrategia de pago o aplazamiento.
• Evite respuestas parciales: una corrección sin prueba suele generar nuevos requerimientos.

Preguntas frecuentes

Estas dudas aparecen con frecuencia cuando se recibe un requerimiento o se inicia una comprobación. La respuesta concreta depende del tipo de procedimiento y del contenido de la notificación.

P: ¿Una revisión fiscal significa siempre inspección?

R: No necesariamente. Puede ser un requerimiento o una comprobación limitada, y cada actuación tiene alcance y trámites distintos.

P: ¿Qué pasa si no abro una notificación electrónica?

R: El procedimiento puede seguir avanzando. Por eso es clave controlar el buzón y registrar accesos y plazos.

P: ¿Debo enviar todos mis documentos “por si acaso”?

R: Conviene aportar lo solicitado y lo estrictamente necesario para explicar el hecho revisado, con un índice y anexos ordenados.

P: Si me equivoqué en un modelo, ¿puedo arreglarlo sin esperar a Hacienda?

R: En muchos casos existe una vía de corrección o regularización, pero debe valorarse según el tipo de error, el periodo y el estado del expediente.

P: ¿Qué documentación suele pedir la Administración en una comprobación?

R: Depende del impuesto, pero suelen ser facturas, justificantes de pago, contratos, libros registro y explicaciones sobre operaciones concretas.