Cómo resolver discrepancias con Hacienda de forma segura

Por qué surgen discrepancias con Hacienda

En gestoría, las discrepancias con Hacienda suelen encajar en tres escenarios: diferencia de datos entre lo declarado y la información disponible para la Agencia Tributaria, errores materiales en modelos presentados, o actuaciones de comprobación que piden aclaraciones y documentos. Es habitual verlo en retenciones, IVA, pagos fraccionados, censos, declaraciones informativas y en cruces de información con terceros.

También influyen factores operativos: la presentación electrónica deja huellas que deben conservarse, las notificaciones se practican por medios electrónicos en muchos casos y los plazos son estrictos. Por eso, antes de responder conviene identificar qué acto existe realmente y en qué fase está el expediente.

• Distinga si se trata de un aviso informativo, un requerimiento, una propuesta o una resolución.
• Revise qué modelo y periodo están afectados y quién figura como obligado o representante.
• Compruebe si el dato discrepante proviene de un tercero, de un error de transcripción o de un criterio aplicado.
• Localice la causa concreta: base imponible, tipo, retención, fechas, identificación o prorrata.
• Prepare un relato simple y verificable de lo ocurrido, apoyado en documentos.

Normas y marco de actuación en España

El marco general lo fija la normativa tributaria y el procedimiento administrativo común. En términos de gestoría, esto se traduce en reglas sobre notificaciones, aportación de documentos, subsanación, trámites de audiencia y medios de revisión administrativa cuando hay desacuerdo con un acto tributario.

No todas las discrepancias implican sanción, pero sí exigen una respuesta ordenada. La estrategia prudente es ajustar la actuación a la fase del expediente: no se actúa igual ante una simple comunicación que ante una propuesta de liquidación o una resolución firme.

• Identifique la fase procedimental y el tipo de actuación (gestión, comprobación o revisión).
• Verifique cómo se practicó la notificación y cuándo se entiende recibida.
• Compruebe si hay trámite de audiencia y qué plazo se concede para alegar o aportar.
• Revise si procede rectificación, complementaria o un recurso según el acto recibido.
• Documente quién firma y con qué representación si actúa un tercero por usted.

Requisitos, plazos y preparación del expediente

La clave para actuar con seguridad es el control de plazos y la preparación del expediente. En la práctica, el primer trabajo de gestoría consiste en reconstruir una línea temporal: qué se presentó, cuándo, con qué justificante, y qué ha notificado Hacienda (o qué está pendiente de leer en la sede).

Una respuesta sólida no es necesariamente larga: debe ser clara, coherente y sustentada. Si el problema nace de un error material, la prioridad es corregirlo por la vía adecuada. Si nace de un cruce de datos, la prioridad es explicar el origen y aportar el soporte.

• Reúna el número de expediente, el identificador del acto y el periodo afectado.
• Descargue y guarde el documento notificado y el acuse de acceso si lo hay.
• Compruebe el plazo exacto y la forma de presentación admitida.
• Prepare un índice de documentos con nombre, fecha y relación con el punto discutido.
• Defina quién presentará el escrito y asegure la representación si procede.

Sus derechos y obligaciones ante una discrepancia

Ante Hacienda, usted tiene obligaciones de colaborar y aportar información cuando se le requiere, pero también derechos: conocer el expediente, acceder a lo actuado, formular alegaciones y aportar pruebas. En gestoría, esto implica equilibrar colaboración y prudencia, aportando lo necesario y verificable.

Un enfoque seguro evita dos extremos: ignorar un requerimiento o responder de forma impulsiva con información no contrastada. La respuesta debe ajustarse a lo solicitado y, si hay un error propio, conviene abordarlo por la vía de regularización adecuada, sin mezclar planos.

• Exija claridad sobre qué dato se cuestiona y qué documentación se pide.
• Responda solo sobre el objeto del expediente, sin abrir asuntos nuevos.
• Aporte pruebas directas y fáciles de verificar, preferiblemente con fechas y referencias.
• Conserve copia íntegra de lo presentado y del justificante de presentación.
• Si actúa un representante, asegure que el apoderamiento cubre el trámite.

Recargos, sanciones y efectos habituales

No toda discrepancia deriva en sanción, pero sí puede tener consecuencias económicas si se confirma una deuda o si se actúa fuera de plazo. En gestoría es frecuente ver recargos por presentación extemporánea, intereses, requerimientos que desembocan en liquidaciones y, en determinados supuestos, sanciones si se aprecia infracción.

El coste también puede ser operativo: bloqueos para obtener certificados, dificultad para cerrar un ejercicio contable, o incertidumbre sobre tesorería si hay una deuda en curso. Por eso es importante anticipar escenarios y decidir con datos, no con suposiciones.

• Calcule el impacto potencial: cuota, intereses, recargos y posibles sanciones.
• Compruebe si es viable pagar para reducir fricción y discutir después por la vía adecuada.
• Valore un aplazamiento o fraccionamiento si la tesorería lo exige.
• Evite duplicar pagos y verifique referencias de ingreso y estado de la deuda.
• Controle los plazos de alegaciones, recursos y pago en periodo voluntario.

Documentación clave para acreditar su posición

La documentación es la base de cualquier respuesta sólida. En discrepancias con Hacienda, lo más útil no es acumular papeles, sino aportar los que conectan de forma directa el dato declarado con la realidad económica y contable: facturas, extractos, contratos, nóminas, certificados y comunicaciones previas.

La gestoría aporta valor cuando convierte documentación dispersa en un expediente comprensible, con trazabilidad y coherencia. Eso incluye conservar versiones, mantener un orden cronológico y preparar una explicación breve que acompañe a cada documento.

• Justificante de presentación de la sede electrónica o del registro, con fecha y número de entrada.
• Trazabilidad documental: modelos, facturas, nóminas, comunicaciones, requerimientos y resoluciones vinculadas al dato.
• Certificados de retenciones, libros registro o listados contables del periodo afectado.
• Extractos bancarios o justificantes de cobro y pago que conecten con facturas y bases.
• Pantallazos o descargas oficiales de la sede que acrediten estado del expediente y documentos disponibles.

Cómo resolver discrepancias con Hacienda de forma segura

Una actuación segura se basa en método: identificar el acto, fijar plazos, ordenar documentación y elegir la vía adecuada según el origen del problema. En gestoría, el objetivo es que su respuesta sea verificable y que el expediente quede preparado por si la Administración pide ampliación o dicta una propuesta.

Si el error es propio, suele ser más eficaz corregirlo por la vía procedente que discutirlo sin base. Si el error es de cruce de datos, la respuesta debe centrarse en pruebas y explicación. En ambos casos, la clave es no perder el control del expediente.

• Lea el documento completo y resuma en una frase qué se cuestiona.
• Prepare un escrito breve con hechos, explicación y soporte documental.
• Adjunte solo lo solicitado y lo estrictamente necesario para acreditar el punto discutido.
• Presente por el canal correcto y conserve el justificante y copia íntegra.
• Registre internamente fechas clave: presentación, vencimientos, posibles respuestas y pagos.

Notificaciones y relación operativa con la Administración

En discrepancias con Hacienda, la gestión de notificaciones es tan importante como el fondo. Muchos problemas aparecen porque la notificación se entiende practicada y el plazo corre aunque usted no haya entrado. En gestoría se trabaja con revisiones periódicas de la sede, control de buzones y registro de accesos.

Además, no todo se resuelve con conflicto. A veces el camino más eficiente es una corrección voluntaria o una aportación ordenada que despeje la duda. La clave es actuar dentro de plazo y con prudencia documental, sin escalar innecesariamente antes de entender el expediente.

• Revise la sede y la DEHú con frecuencia, especialmente si hay campañas de presentación.
• Verifique quién recibe avisos y si están activados, sin depender solo de ellos.
• Controle el día de puesta a disposición y el día de acceso, si aplica.
• Centralice la carpeta del expediente para evitar respuestas incoherentes.
• Si hay terceros o representación, asegure que la persona adecuada tiene acceso.

Regularización, subsanación o recursos

Las vías posibles dependen del acto y del problema. Si se trata de un error en una autoliquidación, puede encajar una rectificación o una complementaria según el caso. Si hay un acto administrativo (por ejemplo, una liquidación o una sanción), se abren vías de revisión en sede administrativa, con plazos y requisitos formales.

En gestoría, la decisión se toma con una matriz sencilla: urgencia de plazo, fuerza documental, impacto económico y riesgo de escalada. A veces es razonable pagar y recurrir; otras, es preferible discutir antes de que el acto sea firme. Lo importante es no improvisar.

• Determine si procede corregir declaración, responder a requerimiento o impugnar un acto.
• Compruebe si hay trámite de audiencia y aproveche ese momento para aportar pruebas.
• Si se opta por recurso, prepare un escrito ordenado con hechos, fundamentos y documentos.
• Evalúe si la discusión es de hecho (prueba) o de criterio (interpretación).
• Conserve el control de plazos y del estado del expediente en la sede electrónica.

Si ya presentó un modelo o ya existe un expediente abierto

Cuando ya se ha actuado, el objetivo no es empezar de cero, sino estabilizar el expediente. Lo primero es localizar el justificante y la versión exacta de lo presentado. Lo segundo es identificar si Hacienda ha registrado ese documento y en qué estado está el trámite.

Si existe un expediente abierto, conviene evitar actuaciones duplicadas o contradictorias. En gestoría se trabaja con una hoja de control: actos recibidos, fechas, escritos presentados, pagos realizados y pendientes, y próximos vencimientos, para decidir el siguiente paso con seguridad.

• Descargue la copia de lo presentado y confirme el periodo, el NIF y el contenido exacto.
• Revise el estado del expediente y la existencia de nuevos documentos pendientes de lectura.
• Compruebe si hay requerimiento de subsanación y qué documentación concreta se solicita.
• Evite presentar dos correcciones incompatibles; unifique criterio y documentación.
• Si ya hubo pago, verifique referencia, fecha y aplicación correcta de la deuda.

Preguntas frecuentes

Estas respuestas orientan sobre situaciones habituales, pero conviene confirmarlas con el expediente concreto y los plazos vigentes.

P: ¿Qué hago si recibo un requerimiento y no entiendo qué me piden?

R: Localice el acto completo en la sede, identifique el punto discutido y prepare una respuesta centrada en ese objeto, aportando solo documentación verificable.

P: ¿Puedo corregir un modelo si detecto un error después de presentarlo?

R: En muchos casos existe una vía de corrección, pero depende del tipo de modelo, del error y de si ya hay actuación administrativa; conviene revisar el expediente y actuar dentro de plazo.

P: ¿Qué pasa si no veo una notificación electrónica?

R: La notificación puede entenderse practicada y el plazo empezar a contar; por eso es importante revisar la sede y mantener un control interno de notificaciones.

P: ¿Es mejor pagar primero o discutir primero?

R: Depende del acto, del impacto económico y de la fuerza documental; en algunos casos se paga para evitar efectos y se discute por la vía procedente, pero requiere análisis.

P: ¿Qué documentación suele ser más útil en una discrepancia?

R: Justificantes de presentación, documentos contables o fiscales del periodo, certificados de terceros y cualquier soporte que conecte el dato declarado con la operación real.