Contratar a un trabajador: altas y plazos obligatorios

Introducción a la contratación de un trabajador

Contratar a un trabajador en España implica cumplir una serie de obligaciones legales y formales, entre las que destacan el alta en la Seguridad Social y el respeto estricto de los plazos establecidos. No se trata solo de firmar un contrato, sino de garantizar que la relación laboral nace correctamente documentada y comunicada a la Administración, evitando sanciones y conflictos futuros.

Esta guía está dirigida a autónomos, pymes, departamentos de recursos humanos y asesores laborales que necesitan un esquema claro y práctico sobre cómo dar de alta a un trabajador, qué plazos son obligatorios, qué documentación es necesaria y cuáles son las consecuencias de no cumplir con la normativa. Se abordan tanto los aspectos formales (altas, contratos, comunicaciones) como las buenas prácticas para gestionar el ciclo completo de la relación laboral.

Aunque muchas gestiones se realizan hoy de forma telemática, la responsabilidad última recae siempre en la empresa o el empleador. Delegar en una asesoría no exime de cumplir plazos ni de responder ante una inspección de trabajo.

Obligaciones previas a la contratación

Antes de poder contratar y dar de alta a un trabajador, el empleador debe cumplir una serie de requisitos previos. Estos pasos son especialmente relevantes para autónomos o empresas que contratan por primera vez, pero también afectan a quienes incorporan nuevos trabajadores a una estructura ya existente.

Estar dado de alta en Hacienda y en el régimen correspondiente de la Seguridad Social.
Disponer de un Código de Cuenta de Cotización (CCC) para poder afiliar y cotizar por los trabajadores.
Comprobar el convenio colectivo aplicable a la actividad y al centro de trabajo.
Definir el puesto, jornada, salario y tipo de contrato conforme a la normativa vigente.
Verificar que el trabajador cuenta con permiso de trabajo y residencia, en su caso.

El Código de Cuenta de Cotización es esencial: sin él no es posible tramitar el alta del trabajador. En el caso de empresas con varios centros de trabajo, puede ser necesario disponer de varios códigos, uno por cada provincia o actividad diferenciada.

Revisa siempre el convenio colectivo antes de definir el salario y la jornada. Los mínimos establecidos por convenio son de obligado cumplimiento y prevalecen sobre acuerdos individuales menos favorables para el trabajador.

Alta en la Seguridad Social: plazos y procedimiento

El alta en la Seguridad Social es uno de los trámites clave al contratar a un trabajador. La normativa exige que el alta se comunique antes del inicio de la prestación de servicios, y fija plazos muy concretos para ello. Incumplir estos plazos puede considerarse una infracción grave, incluso aunque el trabajador esté asegurado con carácter retroactivo.

Plazos para el alta

Alta previa obligatoria: el alta debe comunicarse antes de que el trabajador comience a prestar servicios.
En la práctica, se recomienda tramitar el alta con al menos 24 horas de antelación, especialmente si se realiza por medios telemáticos.
No es válido tramitar el alta al final de la jornada o después de que el trabajador haya comenzado a trabajar.

Procedimiento de alta

El alta se realiza normalmente a través del Sistema RED o de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. El proceso estándar incluye:

Identificación del empleador (empresa o autónomo) y del Código de Cuenta de Cotización.
Identificación del trabajador mediante su número de afiliación a la Seguridad Social (NAF) o, en su defecto, solicitud de afiliación previa.
Indicación de la fecha de inicio de la relación laboral.
Selección del régimen y grupo de cotización correspondiente.
Comunicación de la jornada, tipo de contrato y coeficiente de parcialidad, si procede.

Conserva siempre el justificante del alta en la Seguridad Social. Es la prueba documental de que el trámite se ha realizado en plazo y forma, y puede ser requerido en una inspección de trabajo o en caso de accidente laboral.

Formalización del contrato de trabajo

La formalización del contrato de trabajo es el otro pilar esencial al contratar a un trabajador. Aunque en algunos casos el contrato puede ser verbal, la práctica y la normativa actual hacen recomendable documentar por escrito prácticamente todas las relaciones laborales, especialmente cuando existe jornada parcial, duración determinada o condiciones especiales.

Contenido mínimo del contrato

Identificación de la empresa y del trabajador.
Fecha de inicio y, en su caso, fecha de fin o causa de temporalidad.
Descripción del puesto de trabajo y funciones principales.
Centro de trabajo y lugar habitual de prestación de servicios.
Jornada, horario y distribución del tiempo de trabajo.
Salario bruto, complementos y forma de pago.
Convenio colectivo de aplicación.

Comunicación del contrato al SEPE

Además de firmar el contrato, la empresa está obligada a comunicarlo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo determinado. Esta comunicación suele realizarse de forma telemática a través de la aplicación Contrat@ o mediante los servicios electrónicos habilitados por cada comunidad autónoma.

El plazo general para comunicar el contrato es de 10 días desde su firma.
También deben comunicarse las prórrogas, transformaciones y extinciones de contratos.
La falta de comunicación puede dar lugar a sanciones administrativas.

Entrega siempre al trabajador una copia de su contrato firmada por ambas partes y un resumen de las condiciones esenciales de la relación laboral. Esto aporta transparencia y reduce el riesgo de conflictos posteriores.

Plazos obligatorios y consecuencias de incumplirlos

El respeto a los plazos es uno de los aspectos más sensibles en materia laboral. No basta con realizar los trámites; es imprescindible hacerlo en el momento adecuado. Los retrasos en el alta o en la comunicación de contratos pueden considerarse infracciones graves o muy graves, con sanciones económicas importantes y posibles responsabilidades adicionales.

Principales plazos a tener en cuenta

Alta en Seguridad Social: siempre antes del inicio de la actividad laboral.
Comunicación del contrato al SEPE: dentro de los 10 días siguientes a su firma.
Comunicación de variaciones de datos: en general, en el plazo de 3 días desde que se produce la variación.
Baja en Seguridad Social: dentro de los 3 días naturales siguientes al cese.

Consecuencias del incumplimiento

Las consecuencias de no respetar los plazos pueden ir desde sanciones económicas hasta la consideración de la relación laboral como indefinida o a jornada completa, según el tipo de incumplimiento. Entre las principales consecuencias destacan:

Multas por infracciones graves o muy graves en materia de Seguridad Social.
Responsabilidad por las prestaciones que el trabajador hubiera debido percibir (por ejemplo, en caso de accidente).
Recargos en las cuotas no ingresadas en plazo.
Presunción de jornada completa cuando no se documenta correctamente la parcialidad.

Un alta fuera de plazo no se corrige simplemente con la cotización retroactiva. La Inspección de Trabajo puede considerar que ha existido una situación de trabajo sin alta, con las sanciones que ello conlleva.

Tipos de contrato y sus implicaciones en el alta

El tipo de contrato elegido condiciona la forma de alta, la cotización y determinados derechos del trabajador. La reforma laboral ha reducido el número de modalidades, pero sigue siendo esencial seleccionar correctamente la que mejor se ajusta a las necesidades de la empresa y a la normativa vigente.

Contrato indefinido

Es la forma ordinaria de contratación. Puede ser a jornada completa o parcial, y su elección afecta directamente al coeficiente de parcialidad que se comunica en el alta. Un error en este dato puede tener consecuencias en prestaciones futuras del trabajador y en la interpretación de la jornada real.

Contrato temporal

Los contratos temporales deben estar justificados por una causa concreta (por ejemplo, circunstancias de la producción o sustitución). En el alta se debe reflejar el carácter temporal y, en su caso, la fecha prevista de finalización. La falta de causa o una duración injustificada pueden llevar a que se considere la relación como indefinida.

Contrato fijo-discontinuo

El contrato fijo-discontinuo se utiliza para actividades estacionales o de temporada. En estos casos, el alta y la baja se producen en cada llamamiento, y es fundamental gestionar correctamente los periodos de actividad e inactividad para evitar errores de cotización.

Antes de elegir el tipo de contrato, revisa si existen bonificaciones o requisitos específicos asociados. Un error en la modalidad puede suponer la pérdida de incentivos o la obligación de devolver ayudas recibidas.

Documentación necesaria para contratar a un trabajador

Reunir y conservar la documentación adecuada es esencial para acreditar que la contratación se ha realizado correctamente. Esta documentación puede ser requerida por la Inspección de Trabajo, por la Seguridad Social o en procedimientos judiciales.

Documentación del trabajador

DNI o NIE en vigor.
Número de afiliación a la Seguridad Social (o solicitud de afiliación si no lo tiene).
Permiso de trabajo y residencia, en el caso de trabajadores extranjeros.
Títulos, certificados o carnés profesionales necesarios para el puesto.
Datos bancarios para el abono de la nómina.

Documentación de la empresa

Alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria.
Código de Cuenta de Cotización y, en su caso, códigos secundarios.
Inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
Convenio colectivo aplicable y tablas salariales actualizadas.

Mantén un expediente laboral individual para cada trabajador, donde se archive toda la documentación relativa a su contratación, modificaciones, sanciones, reconocimientos médicos y finalización de la relación laboral.

Bonificaciones y reducciones en las cotizaciones

Al contratar a un trabajador, la empresa puede tener derecho a determinadas bonificaciones o reducciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, siempre que se cumplan los requisitos legales. Estas medidas buscan fomentar la contratación de colectivos específicos o la estabilidad en el empleo.

Colectivos con incentivos habituales

Jóvenes menores de una determinada edad, según la normativa vigente.
Personas desempleadas de larga duración.
Personas con discapacidad reconocida.
Víctimas de violencia de género o terrorismo.
Transformación de contratos temporales en indefinidos.

Para aplicar estas bonificaciones es imprescindible seleccionar correctamente el código de contrato y la clave de bonificación en el momento del alta. Un error en este punto puede suponer la pérdida del incentivo o la obligación de devolverlo con recargos.

Antes de formalizar la contratación, consulta siempre la normativa actualizada sobre incentivos al empleo. Las condiciones cambian con frecuencia y pueden exigir requisitos de mantenimiento del empleo durante un periodo mínimo.

Buenas prácticas en la gestión de altas y bajas

Una gestión ordenada de las altas y bajas en la Seguridad Social reduce riesgos, evita sanciones y facilita el control interno de la plantilla. Más allá del cumplimiento mínimo legal, existen buenas prácticas que ayudan a profesionalizar la gestión laboral de la empresa.

Planificar las incorporaciones con antelación suficiente para tramitar las altas sin prisas.
Utilizar checklists internos para verificar que no falta ningún documento o trámite.
Centralizar las comunicaciones con la Seguridad Social y el SEPE en un responsable claro.
Revisar periódicamente los datos de afiliación y cotización de la plantilla.
Formar al personal de administración en normativa laboral básica.

Documenta por escrito todos los procesos internos relacionados con la contratación: quién recopila la documentación, quién tramita el alta, quién verifica los datos y cómo se archivan los justificantes. Esto aporta trazabilidad y seguridad jurídica.

Errores frecuentes al contratar y cómo evitarlos

Al contratar a un trabajador es habitual cometer ciertos errores que, aunque pueden parecer menores, tienen impacto legal y económico. Identificarlos y prevenirlos es clave para una gestión laboral eficiente.

No tramitar el alta antes del inicio efectivo del trabajo.
Elegir un tipo de contrato que no se ajusta a la realidad de la relación laboral.
No reflejar correctamente la jornada parcial en el alta y en el contrato.
Olvidar la comunicación del contrato o de sus prórrogas al SEPE.
No conservar los justificantes de las gestiones realizadas.

La mejor forma de evitar estos errores es combinar una buena planificación con el apoyo de profesionales especializados (asesorías laborales, graduados sociales o departamentos de recursos humanos con formación actualizada).

Ante la duda, prioriza siempre la transparencia y la documentación. Es preferible invertir tiempo en revisar un alta o un contrato que afrontar después una sanción o un conflicto judicial por una contratación mal planteada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo dar de alta a un trabajador?

La normativa exige que el alta se realice antes del inicio de la actividad laboral. Aunque técnicamente puede tramitarse el mismo día, es recomendable hacerlo con al menos 24 horas de antelación para evitar incidencias técnicas o errores de datos que impidan completar el proceso a tiempo.

¿Puedo contratar a un trabajador sin contrato escrito?

En algunos casos el contrato puede ser verbal, pero la práctica y la normativa actual hacen muy recomendable documentar por escrito la relación laboral. Además, determinados contratos (como los temporales o a tiempo parcial) deben formalizarse obligatoriamente por escrito. No hacerlo puede implicar que se presuma la existencia de un contrato indefinido a jornada completa.

¿Qué ocurre si doy de alta al trabajador después de que empiece a trabajar?

Tramitar el alta fuera de plazo se considera una infracción en materia de Seguridad Social. Aunque se regularice la situación y se coticen los días trabajados, la Inspección de Trabajo puede imponer sanciones económicas y exigir recargos en las cuotas, además de posibles responsabilidades en caso de accidente laboral durante el periodo sin alta.

¿Tengo que comunicar siempre el contrato al SEPE?

Sí, la empresa está obligada a comunicar los contratos de trabajo, así como sus prórrogas, transformaciones y extinciones, al Servicio Público de Empleo en el plazo de 10 días desde su firma. Esta comunicación suele hacerse de forma telemática y su omisión puede ser sancionada.

¿Es obligatorio entregar copia del contrato al trabajador?

El trabajador tiene derecho a recibir una copia de su contrato y a conocer por escrito las condiciones esenciales de su relación laboral. Entregar esta documentación no solo cumple una obligación legal, sino que también aporta transparencia y seguridad a ambas partes.