Contratar a un trabajador: altas y plazos obligatorios

Qué implica contratar a un trabajador en España

Para contratar a un trabajador en España no basta con pactar la incorporación. Normalmente hay que tramitar el alta en la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar, formalizar el contrato laboral por escrito cuando así proceda y comunicarlo en plazo. Además, habrá que cumplir las obligaciones de cotización, prevención de riesgos y encuadramiento que correspondan al caso.

Conviene diferenciar bien estos pasos. Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social no es exactamente lo mismo que firmar el contrato o comunicarlo al SEPE. Son obligaciones distintas, con plazos y efectos propios. El marco general de la relación laboral se encuentra en el Estatuto de los Trabajadores, mientras que el encuadramiento y el alta se apoyan, entre otras normas, en la Ley General de la Seguridad Social y en el Real Decreto 84/1996.

Desde una perspectiva práctica, antes del inicio de la prestación de servicios conviene revisar si la empresa está correctamente inscrita, si dispone de código de cuenta de cotización y si los datos del empleado permiten cursar el alta sin incidencias.

Alta en la Seguridad Social: cuándo debe hacerse

La regla general es clara: el alta en la Seguridad Social debe tramitarse antes del inicio de la actividad. El artículo 32 del Real Decreto 84/1996 establece la obligación de comunicar el alta con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios. Por tanto, no conviene dejar este trámite para el mismo día si existe riesgo de que el trabajador empiece antes de que el sistema refleje la comunicación correctamente.

Esto afecta tanto a empresas como a autónomos con trabajadores a cargo. Si la persona ya tiene número de afiliación, habrá que utilizarlo; si no lo tiene, primero deberá gestionarse esa afiliación. También puede ser necesario verificar el régimen aplicable o posibles particularidades del puesto, de la jornada o del colectivo.

Aunque en la práctica el alta previa es una obligación básica, su falta no invalida automáticamente la relación laboral. Lo que puede generar son consecuencias administrativas, de cotización y de responsabilidad en Seguridad Social, cuya intensidad dependerá de la situación concreta.

Qué documentación conviene revisar antes del alta

Antes de dar de alta a un empleado, resulta útil preparar una pequeña revisión interna para evitar errores de encuadramiento o comunicaciones incompletas.

• Datos identificativos del trabajador y documento de identidad.
• Número de afiliación a la Seguridad Social, o comprobación de si hay que solicitarlo.
• Inscripción de empresa y código de cuenta de cotización correcto.
• Convenio colectivo aplicable, categoría o grupo profesional y funciones reales.
• Jornada, horario, salario y fecha exacta de inicio.
• Evaluación básica de prevención de riesgos e información al trabajador.
• Si procede, permisos de trabajo, situaciones especiales de residencia, bonificaciones o peculiaridades del colectivo.

Estas comprobaciones no solo facilitan el alta trabajador, sino que ayudan a que el contrato y la cotización sean coherentes con la realidad de la prestación de servicios.

Contrato laboral: cuándo debe formalizarse por escrito

No todos los contratos requieren la misma forma, pero habrá que revisar cuándo existe obligación de constancia escrita. El artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores regula la forma del contrato y prevé supuestos en los que debe formalizarse por escrito. Además, aunque en algún caso pudiera admitirse otra forma, suele ser muy recomendable documentar por escrito las condiciones esenciales para evitar dudas posteriores.

Firmar el contrato y dar de alta en la Seguridad Social son trámites relacionados, pero distintos. Después, con carácter general, habrá que comunicar el contrato al servicio público de empleo en el plazo aplicable. La empresa debe procurar que los tres planos —alta, forma contractual y comunicación— estén coordinados.

En particular, conviene revisar si el tipo de jornada, la duración, la causa de temporalidad cuando exista o las cláusulas específicas están correctamente reflejadas, porque un error documental puede tener efectos laborales relevantes.

Plazos obligatorios y errores que más problemas generan

En materia de plazos obligatorios, la prioridad es clara: el alta en Seguridad Social debe cursarse antes del inicio de la prestación de servicios. Después, habrá que atender el plazo de comunicación del contrato que resulte aplicable y las restantes obligaciones de cotización y registro.

Los errores más frecuentes suelen ser estos:

• Incorporar al trabajador antes de tramitar el alta.
• Usar un grupo profesional, jornada o salario que no encaja con el convenio aplicable.
• Pensar que el alta sustituye al contrato escrito o a su comunicación.
• No verificar situaciones especiales que pueden requerir documentación adicional.
• Descuidar la prevención de riesgos desde el primer día.

No todos los incumplimientos producen la misma consecuencia. Habrá que valorar el caso concreto, el momento en que se subsanó, la realidad del trabajo prestado y la documentación disponible.

Qué puede pasar si la empresa incumple

Si la empresa incumple, pueden aparecer consecuencias administrativas, laborales y de Seguridad Social. Por ejemplo, puede haber regularización de cotizaciones, actuación de la Inspección de Trabajo o dificultades probatorias sobre la jornada, la fecha real de inicio o las condiciones pactadas. En determinados supuestos también pueden revisarse bonificaciones o encuadramientos aplicados.

Ahora bien, conviene evitar afirmaciones automáticas. La falta de alta previa, la ausencia de forma escrita cuando era exigible o la comunicación fuera de plazo no siempre generan idénticos efectos ni se resuelven del mismo modo. Dependerá de la infracción concreta, del momento de detección y de las circunstancias del trabajador y de la empresa.

En resumen, para contratar a un trabajador con seguridad conviene preparar la documentación, cursar el alta antes del inicio, formalizar el contrato cuando proceda y revisar que todo encaje con el convenio y con la realidad del puesto. Si existen dudas sobre el tipo de contrato, el encuadramiento o los plazos, el siguiente paso razonable suele ser contrastarlo con una gestoría laboral para reducir errores y actuar con criterio.