Servicio de nóminas y seguros sociales para empresas

Índice

Qué incluye nuestro servicio de nóminas y seguros sociales
Ventajas de externalizar las nóminas de tu empresa
Cómo confeccionamos las nóminas paso a paso
Gestión de seguros sociales y comunicaciones con la Seguridad Social
Casos especiales y situaciones complejas en nóminas
Integración digital y seguridad de datos laborales
Tarifas y modalidades del servicio de nóminas
Preguntas frecuentes sobre nóminas y seguros sociales

Qué incluye nuestro servicio de nóminas y seguros sociales

Nuestro servicio de nóminas y seguros sociales para empresas abarca toda la gestión laboral relacionada con los salarios de tu plantilla y las obligaciones con la Seguridad Social. Nos ocupamos de la elaboración mensual de las nóminas, el cálculo de salarios y pagas extra, la aplicación correcta del convenio colectivo y la actualización de cualquier cambio normativo que afecte a tus costes laborales. De este modo garantizamos que cada persona de tu equipo cobre lo que le corresponde y que la empresa cumpla con todas sus obligaciones legales sin sorpresas.

Elaboramos las nóminas teniendo en cuenta la estructura salarial pactada, pluses, complementos, incentivos, dietas, horas extra y cualquier otro concepto retributivo o compensatorio. Revisamos bases de cotización y tipos aplicables, determinamos retenciones de IRPF según la situación personal de cada trabajador y preparamos los ficheros y resúmenes necesarios para que puedas contabilizar los salarios de forma rápida y ordenada. Además gestionamos las variaciones de jornada, cambios de categoría y actualizaciones salariales derivadas de revisiones de convenio o acuerdos internos.

Dentro de los seguros sociales nos encargamos del cálculo y confección de los ficheros de cotización, así como de su envío telemático a través del sistema que utilice la Tesorería General de la Seguridad Social. Controlamos plazos, corregimos discrepancias y resolvemos los posibles errores de validación que puedan generarse en los ficheros, evitando recargos y sanciones. También incluimos el asesoramiento permanente en materia de costes laborales para que puedas tomar decisiones sobre contrataciones, fin de contratos o cambios de jornada con una previsión realista del impacto económico.

En resumen centralizas con un solo equipo la preparación de nóminas, seguros sociales y consultas laborales habituales, reduciendo tiempo interno y minimizando riesgos de errores que puedan afectar tanto a tus trabajadores como a la empresa.

Ventajas de externalizar las nóminas de tu empresa

Externalizar la gestión de nóminas y seguros sociales aporta a tu empresa ahorro de tiempo, reducción de errores y una mejora clara en el control de los costes laborales. En lugar de dedicar recursos internos a seguir cambios constantes de normativa, actualizar programas o corregir incidencias, cuentas con un equipo especializado que se ocupa de todo el proceso y te entrega la información lista para revisar, validar y pagar. Esto libera tiempo de tu departamento de administración o recursos humanos para dedicarse a tareas estratégicas como selección, formación o mejora del clima laboral.

Otra ventaja importante es la disminución del riesgo de sanciones por incumplimientos. La legislación laboral y de Seguridad Social se actualiza con frecuencia y las pequeñas variaciones de cotización o retenciones pueden generar recargos si no se aplican a tiempo. Contar con profesionales que trabajan diariamente con normativa laboral, convenios y criterios de la administración reduce de forma notable estas contingencias. Además siempre dispondrás de un histórico ordenado de nóminas, seguros sociales y comunicaciones que facilita la respuesta ante inspecciones o reclamaciones.

La externalización también proporciona una mayor flexibilidad. Si tu empresa crece o atraviesa una reestructuración con altas, bajas y modificaciones de contratos, nuestro equipo se adapta al volumen de trabajo sin que tengas que ampliar plantilla interna ni invertir en nueva tecnología. El servicio se dimensiona según tus necesidades reales, con costes previsibles y transparentes. Por último ganarás en confidencialidad, ya que la información salarial se gestiona en un entorno seguro y profesional, con protocolos de protección de datos que evitan accesos indebidos o filtraciones.

Ahorro de tiempo administrativo y reducción de tareas repetitivas
Menos errores en nóminas, cotizaciones y retenciones
Disminución del riesgo de recargos y sanciones
Servicio flexible que se adapta al tamaño de tu empresa
Mayor confidencialidad y protección de los datos salariales

Cómo confeccionamos las nóminas paso a paso

Para garantizar una gestión ordenada y sin errores seguimos un proceso definido en cada cierre de nóminas. Empezamos recopilando la información mensual de tu empresa, como altas y bajas de trabajadores, cambios de jornada, variaciones salariales, incidencias de ausencias y partes de incapacidad temporal. Esta información se recibe a través de canales seguros y se verifica para detectar posibles incoherencias antes de iniciar el cálculo. En paralelo revisamos si ha habido cambios normativos o actualizaciones de convenio que puedan afectar al mes en curso.

Una vez validada la información procedemos al cálculo de las nóminas con nuestro software especializado. Se aplican bases de cotización, tipos de Seguridad Social, retenciones de IRPF y demás conceptos según la situación de cada trabajador. En este punto comprobamos hitos clave como topes de bases, regularizaciones de IRPF cuando cambian las circunstancias personales y el impacto de variables como comisiones o incentivos. Tras el cálculo realizamos una revisión interna para detectar importes inusuales, desviaciones respecto a meses anteriores o errores de configuración.

Completada la revisión generamos las nóminas en formato digital para que puedas revisarlas antes de su aprobación final. Te remitimos informes globales de costes por centro de trabajo, departamento o tipo de contrato, lo que facilita el control presupuestario. Una vez validadas por la empresa preparamos ficheros bancarios para la orden de pago de salarios y centralizamos el archivo seguro de las nóminas, de forma que cada persona trabajadora pueda acceder a sus documentos de manera cómoda mediante los canales acordados. Todo el proceso queda documentado para que puedas consultarlo en cualquier momento.

Fases del cierre de nóminas

Recepción y validación de incidencias del mes
Cálculo de nóminas con revisión de bases y tipos
Control de calidad y detección de desviaciones
Envío de borradores y resúmenes de costes a la empresa
Generación de nóminas definitivas y ficheros bancarios

Gestión de seguros sociales y comunicaciones con la Seguridad Social

Además de las nóminas nuestro servicio incluye toda la gestión de seguros sociales y comunicaciones con la Seguridad Social asociadas a tu empresa. Esto comprende el cálculo de las cuotas empresariales y de trabajador, la confección de los ficheros de cotización y el envío telemático dentro de los plazos establecidos. Supervisamos que las bases y tipos aplicados sean correctos y que se apliquen las bonificaciones o reducciones de cuota a las que pueda tener derecho tu empresa según el tipo de contrato o colectivo beneficiario.

También tramitamos las variaciones de datos que afectan a la cotización, como cambios de grupo de cotización, modificaciones de jornada, actualizaciones de bases por cambios salariales o revisiones derivadas de inspecciones. En caso de que la Tesorería genere discrepancias o reclamaciones de deuda, analizamos el origen del problema, presentamos las alegaciones oportunas y te asesoramos sobre la mejor forma de regularizar la situación con el menor impacto económico posible. Nuestro objetivo es que la empresa esté siempre al día y sin recargos innecesarios.

Dentro de este bloque de servicio también se incluyen comunicaciones relacionadas con altas y bajas de trabajadores, variaciones de jornada y situaciones especiales como contratos de formación, reducciones por cuidado de hijos o excedencias. Coordinamos estas comunicaciones con la gestión de nóminas para que todo quede perfectamente alineado. De este modo evitas incoherencias entre la información que figura en la Seguridad Social y la que se refleja en las nóminas y en la contabilidad de tu empresa, algo especialmente importante ante posibles inspecciones o reclamaciones.

Casos especiales y situaciones complejas en nóminas

La realidad de las relaciones laborales hace que muchas empresas deban gestionar situaciones complejas que afectan directamente a las nóminas y los seguros sociales. Nuestro servicio está preparado para abordar este tipo de casuística y ofrecer soluciones precisas. Trabajamos con esquemas de retribución variable, comisiones comerciales, bonus anuales, objetivos, horas extra estructurales u ocasionales y pluses ligados a disponibilidad o guardias. Nos aseguramos de que todos estos conceptos se integren de forma correcta en la nómina y en las bases de cotización correspondientes.

También gestionamos situaciones de incapacidad temporal por enfermedad común o accidente, maternidad y paternidad, riesgo durante el embarazo y otras prestaciones, calculando las prestaciones que corresponden y las partes a cargo de la empresa y de la Seguridad Social. Del mismo modo atendemos regularizaciones de atrasos cuando se publican tablas salariales nuevas o se acuerdan revisiones salariales con efectos retroactivos. En estos casos confeccionamos nóminas de diferencias, actualizamos bases de cotización y preparamos los ajustes necesarios para que las cuentas queden claras y ordenadas.

En procesos de cierre de contratos, despidos, fin de obra o jubilaciones también intervenimos en el cálculo de finiquitos, vacaciones pendientes, indemnizaciones y documentación de baja. Coordinamos estos importes con las comunicaciones obligatorias y ayudamos a evitar errores que puedan derivar en conflictos o reclamaciones posteriores. Todo ello con una visión práctica y orientada a dar seguridad jurídica a la empresa y transparencia a la persona trabajadora que recibe la documentación.

Si tu empresa atraviesa un periodo de cambios, reestructuraciones o ajustes de plantilla contar con un servicio de nóminas especializado en situaciones complejas es clave para mantener el control y minimizar riesgos laborales y económicos.

Integración digital y seguridad de datos laborales

Nuestro servicio de nóminas y seguros sociales para empresas está diseñado para integrarse con tus herramientas digitales habituales. Podemos importar incidencias desde hojas de cálculo, aplicaciones de control horario o programas de gestión interna, y exportar informes personalizados que facilitan la contabilización y el análisis de los costes de personal. Esta integración reduce la duplicidad de tareas y minimiza errores manuales, ya que los datos se introducen una sola vez y se utilizan de forma coherente en todo el flujo de trabajo.

La seguridad de la información es una prioridad. Aplicamos protocolos de protección de datos acordes con la normativa vigente y utilizamos canales seguros para el intercambio de documentación. Las nóminas, contratos, certificados de empresa y demás ficheros se almacenan en entornos protegidos, con accesos controlados según el perfil de cada usuario. Además definimos contigo qué personas de tu organización pueden consultar datos sensibles y qué niveles de información son adecuados para cada puesto, de modo que se respeten la confidencialidad salarial y los principios de proporcionalidad.

También ofrecemos opciones para que las personas trabajadoras puedan acceder a sus nóminas y certificados de manera digital, evitando la impresión en papel y facilitando la gestión diaria. De esta forma se agiliza la entrega de documentación, se reducen costes administrativos y se mejora la experiencia del empleado. Todo ello sin renunciar al control que necesita la empresa, ya que tú decides qué opciones de acceso se habilitan, durante cuánto tiempo y bajo qué condiciones.

Tarifas y modalidades del servicio de nóminas

Adaptamos nuestras tarifas de nóminas y seguros sociales al tamaño y necesidades de cada empresa. Habitualmente estructuramos el servicio en una cuota fija por empresa que cubre el alta inicial, la configuración de convenios, centros de trabajo y parámetros, y una cuota por trabajador que se aplica cada mes según el número de nóminas gestionadas. De esta manera el coste del servicio crece de forma proporcional a tu plantilla y resulta fácil de prever en tu presupuesto anual.

Para empresas con una estructura estable ofrecemos modalidades de cuota mensual plana que incluyen un número determinado de incidencias adicionales, como variaciones de jornada, cambios de salario o consultas específicas. En organizaciones con alta rotación o estacionalidad podemos diseñar soluciones más flexibles que tengan en cuenta picos de actividad y periodos de menor volumen, de modo que solo pagues por el servicio realmente necesario en cada momento. En todos los casos las tarifas son transparentes y se pactan por escrito para evitar sorpresas.

Además del bloque principal de nóminas y seguros sociales puedes contratar servicios complementarios de asesoría laboral, redacción de contratos, cartas de sanción o despido, planificación de costes de personal y acompañamiento en inspecciones. De este modo cuentas con un apoyo integral que conecta la gestión diaria de nóminas con las decisiones estratégicas sobre tu equipo. Te ayudamos a valorar el impacto económico de nuevas contrataciones, cambios de jornada o modificaciones de estructura para que tomes decisiones con información clara y actualizada.

Si lo deseas podemos elaborar un presupuesto personalizado en función del número de trabajadores, los convenios aplicables y el nivel de servicio que necesitas para tu empresa.

Preguntas frecuentes sobre nóminas y seguros sociales

Qué documentación necesitáis para empezar a gestionar las nóminas

Para poner en marcha el servicio necesitamos la información básica de la empresa y de la plantilla. Esto incluye datos fiscales, códigos de cuenta de cotización, convenios aplicables, contratos de trabajo, últimas nóminas, bases de cotización y cualquier acuerdo interno que afecte a la retribución como pluses o incentivos. Con esta documentación configuramos el sistema y realizamos comprobaciones para que el primer cierre de nóminas sea correcto desde el inicio.

Podéis asumir la gestión si ya trabajamos con otro despacho

Sí, es posible realizar un cambio de proveedor de nóminas sin interrumpir el pago de salarios. Coordinamos la transferencia de información con tu despacho anterior, revisamos las bases de datos y realizamos un cierre de control para detectar posibles incidencias. A partir de ahí tomamos el relevo y continuamos con la gestión de nóminas y seguros sociales en el siguiente periodo, manteniendo siempre la trazabilidad de la información.

Cómo se gestionan las incidencias y cambios de última hora

Establecemos contigo un calendario de cierre mensual y unos canales claros para comunicar incidencias como bajas médicas, nuevas contrataciones, modificaciones de jornada o variables salariales. Siempre que los cambios se comuniquen dentro del plazo acordado se incorporan al cierre del mes. Si surge una incidencia urgente valoramos su impacto y te indicamos si puede incluirse en el mismo periodo o es más conveniente regularizarla en el siguiente, buscando el equilibrio entre precisión y estabilidad.

Ofrecéis soporte ante inspecciones o reclamaciones de trabajadores

Sí, te acompañamos en la preparación de documentación y en el análisis de las nóminas, seguros sociales y comunicaciones que se soliciten en una inspección. También revisamos cálculos en caso de reclamaciones de diferencias salariales o de cotización, explicando el origen de las cifras y proponiendo las regularizaciones necesarias si procede. El objetivo es que puedas afrontar estas situaciones con la tranquilidad de tener los datos ordenados y bien fundamentados.

Podéis trabajar con empresas de diferentes sectores y tamaños

Nuestro servicio de nóminas y seguros sociales se adapta tanto a pequeñas empresas y pymes como a organizaciones con varias sedes o centros de trabajo. Trabajamos con distintos convenios y modelos de retribución, por lo que podemos configurar el sistema según las particularidades de tu sector y del tipo de plantilla que tengas. Antes de empezar analizamos tu situación para proponer la modalidad de servicio que mejor encaja con tus necesidades.