Alta de empleado: plazos y errores que cuestan dinero

El alta de empleado es, en sentido jurídico, la comunicación del alta del trabajador en la Seguridad Social por parte de la empresa antes del inicio efectivo de la prestación de servicios. No equivale a firmar el contrato ni a comunicarlo al SEPE: son trámites relacionados, pero distintos. Hacerlo fuera de plazo o con datos incorrectos puede generar incidencias de cotización, problemas de cobertura y, si se detecta el incumplimiento, responsabilidades económicas o sancionadoras.

En España, esta obligación se encuadra en la normativa de Seguridad Social, especialmente en el Real Decreto Legislativo 8/2015 y en el Real Decreto 84/1996, que regulan la afiliación, las altas y la obligación empresarial de comunicar la incorporación del trabajador en plazo.

Qué es el alta de empleado y cuándo debe tramitarse

Cuando se habla de dar de alta a un empleado, el trámite principal es la comunicación de alta en el régimen correspondiente de la Seguridad Social. La empresa debe verificar antes si el trabajador ya está afiliado, si el código de cuenta de cotización es el correcto y si los datos de jornada, grupo de cotización, tipo de contrato y fecha de inicio son coherentes con la contratación real.

La clave práctica es sencilla: el alta debe cursarse antes de que el trabajador empiece a trabajar. Preparar la contratación no es lo mismo que formalizar el alta. Puede estar redactado el contrato, puede haberse pactado la incorporación y puede estar organizada la prevención de riesgos, pero si la comunicación de alta no se presenta correctamente antes del inicio de la actividad, existe una incidencia laboral y de Seguridad Social que conviene corregir cuanto antes.

Qué plazo hay para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social

El plazo para dar de alta a un trabajador es previo al comienzo de la prestación de servicios. El Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos exige que la solicitud de alta se presente por el empresario con carácter previo al inicio de la prestación de servicios del trabajador por cuenta ajena.

En la práctica, esto obliga a no apurar plazos si faltan documentos o si hay dudas sobre encuadramiento. Una incorporación que parece sencilla puede complicarse por un error en el número de afiliación, una jornada mal consignada o un código de cuenta de cotización inadecuado.

Qué errores en el alta de empleado pueden salir caros

Los errores en el alta de empleado más habituales no suelen estar en la intención de contratar, sino en la ejecución administrativa. Entre los más frecuentes están consignar una fecha de inicio posterior a la real, tramitar el alta con un código de cuenta de cotización que no corresponde, reflejar una jornada distinta de la pactada o no comprobar correctamente la situación previa del trabajador.

También son sensibles los errores de encuadramiento, especialmente cuando hay peculiaridades en la actividad, centros de trabajo distintos o condiciones contractuales que afectan a cotización. Si la empresa comunica datos erróneos, la regularización posterior puede implicar liquidaciones complementarias, rectificaciones y más carga de gestión laboral.

• Fecha de incorporación distinta a la real.
• Número de afiliación o datos identificativos sin validar.
• Jornada, categoría o grupo de cotización mal informados.
• Uso incorrecto del código de cuenta de cotización.
• Confundir el alta en Seguridad Social con otros trámites de contratación.

Qué consecuencias puede tener un alta fuera de plazo o incorrecta

Un alta fuera de plazo en Seguridad Social puede acarrear consecuencias que no se limitan al trámite pendiente. Dependiendo del caso, puede haber regularizaciones de cuotas, recargos, actuaciones de comprobación o sanciones por incumplimiento de obligaciones en materia de Seguridad Social y empleo. La concreta responsabilidad dependerá de cómo se detecte la incidencia, del momento en que se subsane y de las circunstancias concurrentes.

Además, una comunicación incorrecta puede afectar a la cobertura del trabajador o generar problemas cuando se revisan bases, prestaciones o periodos cotizados. Por eso conviene no tratar el alta como un trámite automático: un dato mal cargado puede tener efectos económicos posteriores aunque la contratación sea real.

Qué conviene revisar antes de tramitar el alta de un trabajador

Antes de cursar la comunicación de alta, conviene hacer una revisión documental previa para evitar incidencias con la Seguridad Social. No se trata solo de tener el contrato preparado, sino de comprobar que los datos laborales y de cotización encajan con la incorporación real.

• Identidad del trabajador y número de afiliación a la Seguridad Social.
• Fecha exacta de inicio de la prestación de servicios.
• Tipo de contrato, jornada y distribución pactada.
• Código de cuenta de cotización aplicable al centro de trabajo.
• Grupo de cotización y datos necesarios para la gestión laboral.

Si hay dudas sobre el encuadramiento, la jornada real o la documentación del trabajador, lo prudente es revisarlo antes de presentar el alta. Esa comprobación previa suele ahorrar rectificaciones y costes administrativos posteriores.

Conclusión: cómo evitar errores al dar de alta a un empleado

La regla esencial es clara: el alta de empleado debe comunicarse antes de que empiece el trabajo y con datos coherentes con la relación laboral real. La mayor parte de los problemas no nacen de la contratación en sí, sino de una mala coordinación entre documentación, fechas y cotización.

Si la incorporación de un trabajador está próxima, conviene revisar con antelación la documentación previa, la fecha efectiva de entrada y los datos de cotización. Y si existen dudas sobre el régimen aplicable o sobre cómo tramitar el alta de trabajador sin errores, puede ser razonable apoyarse en una gestoría laboral para prevenir incidencias y evitar costes innecesarios.