Modelo 115: retenciones de alquiler paso a paso

Cuándo se usa el Modelo 115 y por qué falla

El Modelo 115 se utiliza para declarar retenciones e ingresos a cuenta cuando se satisfacen rentas por el arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos en determinados supuestos. En la práctica suele aparecer cuando una empresa, una sociedad, una entidad o una persona autónoma paga el alquiler de un local, oficina o nave y debe practicar retención al arrendador.

Los problemas suelen venir por no identificar a tiempo si existe obligación de retener, por calcular la base de retención de forma incorrecta, o por descoordinar la información entre contrato, facturas y pagos. También es frecuente que el modelo se presente fuera de plazo o que se ignore una notificación electrónica, lo que puede encadenar recargos o requerimientos.

• Revise si el alquiler es de inmueble urbano y si el pagador actúa como retenedor.
• Confirme que las facturas del alquiler identifican correctamente al arrendador y el inmueble.
• Compruebe si se aplica retención y sobre qué concepto exacto se calcula.
• Cuadre importes con extractos bancarios y con la contabilidad antes de presentar.
• Defina un sistema de control de plazos trimestrales para evitar presentaciones tardías.

Normativa y criterios que sostienen la obligación

La obligación de retener y de ingresar esas cantidades en la Agencia Tributaria se enmarca en las reglas de los obligados tributarios y de las obligaciones formales y materiales. Además, la regulación específica de retenciones en el IRPF y los procedimientos de gestión tributaria influyen en cómo se presentan, corrigen y justifican las autoliquidaciones.

En una gestión ordenada conviene diferenciar tres planos: la obligación de retener, la presentación y pago del modelo, y la capacidad de acreditar lo presentado ante una comprobación o requerimiento. Esto ayuda a tomar decisiones prácticas, por ejemplo si conviene una complementaria, una rectificación o una simple subsanación documental.

• Identifique la norma de procedimiento aplicable a notificaciones, plazos y requerimientos tributarios.
• Confirme el marco de retenciones del IRPF aplicable a rentas de arrendamiento urbano.
• Documente quién es el retenedor y cuál es su condición fiscal en la relación contractual.
• Guarde soporte del cálculo y del tipo aplicado, junto con la factura y el contrato.
• Si actúa con representación, deje constancia del apoderamiento y de la autorización.

Requisitos y plazos de presentación en España

La presentación del Modelo 115 suele ser periódica, normalmente trimestral, y se realiza por vía telemática a través de la sede de la Agencia Tributaria. Desde la perspectiva de gestoría, lo relevante es definir un calendario de cierres, recopilar facturas del periodo y verificar que la base de retención coincide con lo efectivamente pagado o devengado según su forma de facturación y pago.

El riesgo principal de los plazos no es solo llegar tarde, sino perder la trazabilidad: si se presenta con prisas, es fácil mezclar meses o periodos, duplicar facturas o ignorar abonos. Una revisión previa del trimestre, con un expediente mínimo, facilita corregir a tiempo sin abrir un problema mayor.

• Prepare una carpeta por trimestre con facturas de alquiler y comprobantes de pago.
• Revise si hubo cambios de renta, prórrogas o actualizaciones del contrato en el periodo.
• Compruebe si existen facturas rectificativas o abonos que afecten a la base.
• Verifique el acceso a la sede electrónica y el sistema de identificación disponible.
• Conserve el NRC o el justificante bancario del pago cuando proceda.

Quién debe retener, qué se retiene y qué límites existen

En términos prácticos, la obligación suele recaer en quien paga el alquiler en el marco de una actividad económica, y la retención se calcula sobre la base correspondiente según la factura y la naturaleza del concepto. Determinar correctamente el sujeto obligado y la operación es la parte más importante, porque de ahí depende si procede presentar el modelo y en qué cuantía.

No todos los pagos por uso de inmuebles se comportan igual. Por eso, en gestoría se revisa la documentación del arrendamiento, la condición del arrendador, el tipo de inmueble y cómo se facturan los conceptos accesorios. Si hay dudas, conviene no improvisar y revisar antes de presentar, especialmente si ya existe histórico de trimestres anteriores.

• Confirme si el pagador tiene obligación de retener por su condición y por el tipo de operación.
• Distinga renta de alquiler de otros servicios, y revise cómo aparecen en la factura.
• Compruebe que el arrendador está correctamente identificado y que la factura es válida.
• Evite mezclar varios inmuebles sin un control por contrato y por proveedor.
• Si hay cambios de titularidad o cesiones, documente la fecha y el nuevo interlocutor fiscal.

Recargos, intereses y sanciones más habituales

Cuando el Modelo 115 se presenta fuera de plazo o con errores de importe, pueden aparecer recargos por presentación extemporánea, intereses en determinados casos y, si la Administración aprecia infracción, sanciones. No todas las situaciones tienen la misma consecuencia, y por eso es importante distinguir entre un simple retraso sin requerimiento y un escenario en el que ya existe actuación administrativa.

En la práctica, el coste no es solo económico. También hay coste de tiempo y de gestión: localizar facturas, justificar cálculos, reconstruir periodos y responder a comunicaciones. Un control documental básico reduce la probabilidad de que un error pequeño termine en un expediente más complejo.

• Si llega fuera de plazo, valore regularizar cuanto antes para limitar recargos.
• Revise si el error es de cálculo, de periodo o de identificación del retenedor.
• Documente la causa del error y las medidas correctoras internas para el futuro.
• Compruebe si existe requerimiento previo antes de elegir la vía de corrección.
• Prepare previsión de tesorería para el pago y conserve justificantes de ingreso.

Documentación clave para justificar la retención

El Modelo 115 no se gestiona bien solo con un número final. Lo que protege ante incidencias es la trazabilidad: contrato, facturas, pagos, cálculo de la retención y prueba de presentación. En gestoría se trabajaf, por ejemplo, un expediente por proveedor y por inmueble, con un resumen del trimestre y anexos que permitan reconstruir el dato declarado sin dudas.

Además, conviene conservar el justificante de presentación de la sede electrónica y el soporte del ingreso. Si hay una notificación, una propuesta de regularización o una solicitud de aclaración, la capacidad de aportar documentación completa en plazo suele marcar la diferencia entre una subsanación sencilla y un intercambio largo de requerimientos.

• Contrato de arrendamiento o subarrendamiento, con anexos y actualizaciones.
• Facturas del alquiler del periodo, con desglose de conceptos cuando exista.
• Extractos o justificantes de pago que vinculen factura e importe abonado.
• Justificante de presentación del Modelo 115 en la sede electrónica, con CSV si procede.
• Trazabilidad documental completa del trimestre, incluyendo comunicaciones, requerimientos y resoluciones si existen.

Cómo preparar y presentar el Modelo 115 paso a paso

Un método sencillo consiste en cerrar el trimestre con una revisión por inmuebles y por arrendadores: recopilar facturas emitidas, confirmar pagos, calcular la base de retención conforme a los conceptos sujetos y aplicar el tipo que corresponda. Con esos datos, se realiza la presentación telemática y se obtiene el justificante, que debe guardarse junto con el soporte del ingreso.

Antes de pulsar enviar, es útil validar coherencia: que el trimestre sea el correcto, que no existan duplicidades, y que el total cuadre con su contabilidad. Este control previo suele evitar presentaciones complementarias y reduce el riesgo de incidencias en comprobaciones.

• Cierre el trimestre con un listado de facturas de alquiler y sus pagos asociados.
• Calcule la base sujeta a retención según factura y conceptos incluidos.
• Revise el tipo aplicable y documente cómo se obtuvo el cálculo.
• Presente telemáticamente y archive el justificante de presentación en la carpeta del trimestre.
• Guarde el justificante de pago y concilie el asiento contable con el modelo presentado.

Notificaciones electrónicas y relación con la Administración

En materia tributaria, gran parte de la comunicación se realiza por medios electrónicos. Por eso, no basta con presentar: también hay que vigilar el buzón de notificaciones y asegurarse de que la persona responsable las atiende dentro de plazo. Si llega una comunicación, conviene leerla con calma, identificar qué se solicita y preparar una respuesta documentada.

Cuando aparece una discrepancia, a veces se resuelve con una subsanación o aportando documentación. En otras ocasiones, el camino ordenado es regularizar mediante la vía adecuada. El enfoque de gestoría es evitar respuestas impulsivas y priorizar una trazabilidad clara de lo hecho y de lo que se corrige.

• Active un control periódico de notificaciones electrónicas y asigne un responsable.
• Guarde la notificación recibida y el acuse de lectura con fecha y hora.
• Revise plazos de atención y organice la documentación antes de contestar.
• Si procede, prepare subsanación o regularización con soporte documental completo.
• Evite escalar el conflicto sin una revisión previa del expediente y del encaje del error.

Complementaria, rectificación y otras vías de regularización

Si detecta un error, la clave es escoger la vía adecuada y actuar con coherencia. En términos generales, puede existir la necesidad de presentar una declaración complementaria o tramitar una rectificación, dependiendo de si el error ha supuesto ingresar de menos o de más, y de si ya existe actuación administrativa. La decisión debe basarse en hechos verificables: facturas, pagos y cálculo correcto.

En gestoría se recomienda documentar la causa del error, preparar un cuadro de diferencias por trimestre y dejar constancia del criterio aplicado. Esto facilita la comunicación con la Administración si después hay una comprobación y reduce la probabilidad de correcciones encadenadas.

• Identifique si el error es por importe, periodo, datos identificativos o duplicidad.
• Determine si la regularización implica ingresar diferencia o ajustar una situación declarada.
• Prepare un cuadro con facturas, bases y retenciones correctas frente a lo presentado.
• Conserve el soporte de la presentación correctiva y el justificante del pago si existe.
• Si hay requerimiento, alinee la regularización con lo solicitado y con los plazos indicados.

Qué hacer si ya presentó o si detecta un error

Si ya presentó el Modelo 115, el primer paso no es corregir de inmediato, sino reconstruir el expediente del trimestre: qué facturas entraron, qué pagos se hicieron y qué cálculo se utilizó. Con esa foto completa, podrá decidir con fundamento si el modelo está bien, si falta algo o si se incluyó de más, y qué vía conviene seguir.

Si ya existe un requerimiento o una comunicación, priorice el plazo de respuesta y prepare una contestación ordenada. En muchos casos se resuelve aportando documentación y aclaraciones. Si se confirma el error, conviene regularizar con criterio y conservar todos los justificantes, incluyendo la trazabilidad de lo corregido.

• Descargue el justificante de presentación y verifique el periodo, el NIF y los importes declarados.
• Concilie la cifra declarada con facturas, pagos y asientos contables del trimestre.
• Documente el error con un cuadro comparativo y guarde evidencias de cada ajuste.
• Si hay notificación, responda dentro de plazo con anexos ordenados y legibles.
• Tras regularizar, revise el circuito interno para que el siguiente trimestre no repita el fallo.

Preguntas frecuentes

Estas respuestas son orientativas y deben ajustarse a su documentación y a su situación concreta.

P: ¿Cuándo suele presentarse el Modelo 115?

R: Habitualmente se presenta con periodicidad trimestral cuando se han satisfecho rentas sujetas a retención por arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos en el ámbito de una actividad.

P: ¿Qué documentación conviene guardar además del modelo?

R: Contrato, facturas, justificantes de pago, soporte del cálculo de la retención y justificante de presentación telemática. Esta trazabilidad suele ser clave ante requerimientos.

P: ¿Qué hago si detecto que he declarado un trimestre equivocado?

R: Primero reconstruya el expediente del periodo y confirme el alcance del error. Después valore la vía de regularización adecuada y conserve justificantes de todo lo corregido.

P: ¿Qué pasa si recibo una notificación electrónica sobre el Modelo 115?

R: Revise el contenido y el plazo, reúna documentación y conteste de forma ordenada. Si procede, se puede requerir subsanar o regularizar con cautela y coherencia documental.

P: ¿Es suficiente con presentar y pagar, o también debo conciliar con mi contabilidad?

R: Conviene conciliar siempre. La consistencia entre modelo, facturas, pagos y asientos contables reduce errores repetidos y facilita atender comprobaciones.